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✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable

SAP FI Introducción al concepto de documento contable

SAP FI Introducción al concepto de documento contable

UNIDAD 2 : LECCION 2: INTRODUCIION AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE

Estructura de documentos en SAP

En SAP, registro de documentos es decir por cada contabilización se genera un documento, éste permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.

Cada documento se identifica de forma única por los siguientes campos:

Número de documento : número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento

Sociedad: ente legal definido en SAP o sociedad FI

Ejercicio: año fiscal que posee una sociedad, período de tiempo en el cual se exponen la información de los estados contables

Los documentos de dividen en dos partes:

Cabecera (información válida para todo el documento)

Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)

SAP registra como mínimo un documento por cada operación, cada documento recibe un número de documento único.

Hay 2 tipos de asignaciones:

Asignación de números interna: el sistema puede asignar los números de documento

Asignación de números externa: el usuario puede asignar el número de ingreso de documentos. Puede ser numérico o alfanumérico.

Datos de cabecera

Estos cuentan con un dato clave de control denominado Clase de Documento (son de 2 características que clasifica en los documentos contables por su naturaleza Ej: NPC); éste controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar el registro de operaciones contables. Las clases de documento son válidas para todas las sociedades FI y definen el rango de números que se le asignará a los documentos cuando se graben y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.

Para el grafico del texto entramos por Libro mayor---contabilizacion-----contabilizacion general---entrar a apunte de cuenta mayor: datos cabecera.

Los rangos de numeración externa son utilizados para registraciones por interface.

Características de datos de cabecera

Fecha de documento: fecha del documento físico (por ejemplo fecha factura proveedor)

Fecha de contabilización: fecha contable y determina a que período del ejercicio fiscal se registrará el asiento

Sociedad: identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable

Moneda: moneda del documento, puede ser moneda local de la sociedad o moneda extranjera

Fecha de conversión: se utiliza para las operaciones en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente distinto a la fecha del documento.

Tipo de cambio: se utiliza en los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico. Los TC se guardan en una tabla, transacción S_BCE_68000174

Referencia: campo de entrada libre que representan facturas, almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato punto de venta 4 dígitos ej 0000,letra 1 dígito ejA y número legal 8 dígitos ej. 00000000.

Texto de cabecera: texto libre, puede visualizarse en diferentes reportes.

Tienda: utilizado para representar tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP

Datos de posición

Cuentan con un dato clave de control denominado CLAVE DE CONTABILIZACIÓN. Esta clave es muy importante porque determina:

--- si la imputación va al Debe o Haber ( la clave del DEBE es de 01 al 19 y la clave del HABER es del 21 al 39 matchcode)

----el tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:

S: cuenta de MAYOR

D: cuentas de deudores o clientes

K: cuentas de acreedores o proveedores

M: cuentas de materiales

A: cuentas de activos fijos

Los datos de posición están enumerados por campos, los necesarios para generar un documento contable son:

POSICIÓN: nro. que identifica el nro. de renglón dentro de un asiento contable, lo determina SAP es automático

CUENTA: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será de Mayor, de Deudor, de Acreedor o de activo Fijo

INDICADOR CME: en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la asociada que tiene almacenada en el dato maestro.

IMPORTE: importe en la moneda del documento

CENTRO DE COSTO: objeto de imputación del Módulo CO, se utiliza cuando se está registrando en una cuenta de resultado

TEXTO DE POSICIÓN: texto libre que se visualiza en los reportes.

ASIGNACIÓN: campo de entrada libre, puede completarse de manera automática con determinados datos.

DATOS DE CABECERA Y POSICION EN SAP

SE completan en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.

luego se pasa a la otra pantalla dende el sistema solicitara otra información repecto a esta posición.

LAS CUENTAS DE MAYOR EN SU DATO MAESTRO, TIENEN EL GRUPO DE STATUS CAMPO QUE DETERMINA QUE DATOS SON OBIGATORIOS, OPCIONALES U OCULTOS.

EJERCICIOS PARA AFIANZAR LOS CONOCIMIENTOS

Audio 2.1: Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, por ejemplo todos los documentos de acreedores como facturas, notas de débito o de crédito pueden generarse con el mismo rango de números. Los rangos de numeración externa son habitualmente utilizados para registraciones por interfaces, por ejemplo, si existe un sistema externo que emite la factura a los deudores y en SAP solo se registran los documentos contables, la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo, de esta manera se puede facilitar la verificación y concilación de los documentos que han pasado por interfaces.

Audio 2.2: Existen muchos campos al momento de ingresar una posición contable en SAP. Los datos que sean necesarios ingresar dependerán en gran medida del tipo de operación que estemos realizando. Sin embargo, muchos documentos contables se registran de manera automática e incluso provenientes de otros módulos. Por ejemplo, una recepción de mercadería, en este tipo de documentos veremos como imputación adicional datos como el material recepcionado / recibido, la cantidad, el centro logistico donde se realizó la recepción.

Estructura de documentos

SAP funciona segun el principio Registro por documentos, para cada contabilización se genera un documento. Cada documento se identifica de forma unica , por los stes campos:

Numero de documento

Sociedad

Ejercicio

Datos de Cabecera

Cuentan con un dato clave llamado Clase de documento, que controla la cabecera de documento

Datos relevantes de los datos de cabecera:

Fecha de documento - Fecha de contabilizacion - Sociedad - Moneda - Tipo de cambio - referencia - texto de cabecera

Datos de posicion

Cuentan con un dato clave llamado Clave de Contabilizacion

Esta determina:

Si la imputacion va al Debe o Haber

El tipo de cuenta que se esta imputando, que pueden ser:

S: Cuentas de mayor

D: Cuentas de deudores o clientes

K: Cuentas de acreedores o proveedores

M: Cuentas de materiales

A: Cuentas de activos fijos

Estructura de documentos

SAP funciona segun el principio Registro por documentos, para cada contabilización se genera un documento. Cada documento se identifica de forma unica , por los stes campos:

Numero de documento

Sociedad

Ejercicio

Datos de Cabecera

Cuentan con un dato clave llamado Clase de documento, que controla la cabecera de documento

Datos relevantes de los datos de cabecera:

Fecha de documento - Fecha de contabilizacion - Sociedad - Moneda - Tipo de cambio - referencia - texto de cabecera

Datos de posicion

Cuentan con un dato clave llamado Clave de Contabilizacion

Esta determina:

Si la imputacion va al Debe o Haber

El tipo de cuenta que se esta imputando, que pueden ser:

S: Cuentas de mayor

D: Cuentas de deudores o clientes

K: Cuentas de acreedores o proveedores

M: Cuentas de materiales

A: Cuentas de activos fijos

ADJUNTO PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE:

• Estudiante que consulta: Sergio Javier Vazquez Dolores.
• Instructor que responde: Nancy Mansilla.

Respuesta Instructor:

Hola Sergio,

Lo que dices es correcto, lo ideal es que cada rango de números sea para una clase de documento diferente. Sin embargo, SAP da la opción de poder asignar el mismo rango a varias clases de documento.

Te doy un ejemplo de una empresa en la que vi que utilizaban el mismo rango de números para varias clases de documento.

Esta empresa tenía varias clases de documento para facturas de acreedor. Los documentos KR era para todas las facturas que se procesaban en la Administración Central y los documentos KS para todas aquellas facturas que se procesaban en una sucursal. Si bien las clases de documento KR y KS representaban la misma operación, una factura de acreedor, para ellos era importante distinguir la procedencia de la contabilización ya que las facturas de sucursales tenían una gran cantidad de validaciones y controles extras. Ambas clases de documentos se registraban en el sistema con el mismo rango de numeración.

Saludos!
Nancy



Consulta Alumno:

Hola, el rango de documentos se menciona que puede ser la misma para 2 tipos de documentos diferentes, pero no encuentro un beneficio con esta caracterísitica, ¿Puedes darme un ejemplo?

Yo estoy en la idea que es mejor rangos de números diferentes para diferentes documentos para identificarlos más facilmente, quizá entendí mal, ¿Podrías explicarme?

[ Cerrar ]
• Estudiante que consulta: Juan Pablo Carro.
• Instructor que responde: Nancy Mansilla.
El alumno pregunta.. Es instructor responde, todos podemos sacar algo útil de ello.

Respuesta Instructor:

Hola Juan Pablo,

Hay muchas las claves de contabilización que las utiliza el sistema de manera automática. Te cuento sobre el uso de algunas:

21/31 - Esta se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en el debe o en el haber.

22/32 - Se genera automáticamente cuando se anula una factura o una nota de crédito.

25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.

26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago. Este tema lo verás mejor en la unidad 4, pero cuando realizas un pago y se genera una partida por un monto pendiente de pago, se registra con la clave 26.

27/37 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas de acreedores, por ejemplo, cuando se compensa una factura con un pago.

28/38 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas en los pagos, por ejemplo, cuando haces un pago de una factura y también compensas un anticipo pendiente.

29/39 - Se utilizan en las operaciones CME (Cuenta de mayor especial). Este tema lo verás en la unidad 4.

Con respecto a la clase de cuenta, lo que determina es, que cuando te posicionas en el siguiente campo que es cuenta, te habilita el matchcode para la clase de cuenta según la clave de contabilización que hayas seleccionado.

Por ejemplo si elegís una clave de contabilización 01 a 19, en el campo cuenta tendrás que ingresar un deudor y si buscas con el matchcode solo te traerá deudores, en cambio si elegís de 21 a 39 el matchcode te traerá acreedores y solo podrás ingresar un acreedor en el campo cuenta.

Saludos
Nancy



Consulta Alumno:

Buen dia Nancy, tengo algunas dudas con respecto a las claves de contabilizacion.

Que implica, por ejemplo para acreedores, que haya 9 clases de contabilizacion?
que implica por ejemplo usar la 21 y no la 29? cada una se usa para una situacion en especial? Tendrías mas informacion al respecto?
En relacion a ese parametro, veo que explicas que definen que tipo de cuenta
se esta imputando, entiendo que el rango de 01 a 19 es para cuentas de deudores por ejemplo.
Cuando estoy haciendo un asiento y pongo clave 01 para indicar que un deudor tiene una deuda, significa que automaticamente va a completarme una cuenta de deudor o que el campo cuenta va a validar que la cuenta ingresada esté en un rango determinado?
[ Cerrar ]
• Estudiante que consulta: Erica Patricia Castano Marquez.
• Instructor que responde: Nancy Mansilla.
El alumno pregunta.. Es instructor responde, todos podemos sacar algo útil de ello.

Respuesta Instructor:

Hola Erica,

Lo que se puede determinar que solo lleve contabilización automática son las cuentas de mayor. En el caso de las clases de documento solo se podría limitar por medio de validaciones.

En una validación se establecen condiciones que deben cumplir determinadas operaciones, sino se cumple, el sistema emite un error e impide la contabilización. Esta sería una posible solución a implementar para limitar el uso de ciertas clases de documento.

Las validaciones las puede configurar un consultor funcional.

Saludos
Nancy



Consulta Alumno:

Hola,

por la clase de documento se podría determinar que la contabilización sea solo automática o manual según sea el caso, quizás para estar seguros por ejemplo que todo lo que tiene clase de documento DR es efectivamente lo generado por el modulo de ventas, quedo atenta.

[ Cerrar ]
• Estudiante que consulta: Hellen Del Carmen Morraz Morales.
• Instructor que responde: Nancy Mansilla.

Respuesta Instructor:

Hola Hellen,

Habitualmente los rangos se definen con numeración interna. Los rangos con numeración externa, generalmente se utilizan para las interfaces o sistemas externos.

Para que puedas probar como funciona, habilité la clase de documento Z1 con rango de numeración externo y alfanumérico. Puedes probarlo desde la transacción F-02 o FB50. Deberás ingresar en el campo Número de Documento un valor que comience con una letra, por ejemplo, A6283.

Cualquier inconveniente, me avisas.

Saludos
Nancy


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Viviana La Sala, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Expert


✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Introducción al concepto de documento contable" de la mano de nuestros alumnos.

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