✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Concepto de Documento Contable
1) Estructura de documentos:
Principio del registro por documentos: para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los documentos de SAP se dividen en dos partes:
- Una cabecera (información válida para todo el documento).
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones).
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa).
2) Datos de Cabecera
Estos datos cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento. (Se identifica con una clave de dos caracteres, por ejemplo: KR: Factura Acreedor; KG: Nota de Crédito Acreedor; SA: Documentos).
Esta Clase controla la cabecera de documento y se usa para diferencias las operaciones contables que se registran, por ejemplo facturas de acreedores, pago de deudores, etc).
Estas clases son válidas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Varias clases de documento pueden tener el mismo rango de numeración, por ejemplo todos los documentos de acreedores como facturas, notas de débito o de crédito pueden generarse con el mismo rango de números. Los rangos de numeración externa, habitualmente habilitados para contabilización por interfaces. Por ejemplo, si existe un sistema externo que emite las facturas a los deudores y en SAP solo se registran los documentos contables, la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo, de esta manera, se puede facilitar la verificación y conciliación de los documentos que han pasado por interface.
Otras características relevantes de los datos de cabecera:
- Fecha de Documento: se usa para refelejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando: Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.
- Fecha de Contabilización: Fecha contable y se usa para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: Se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneja extranjera.
- Fecha de conversión: se usa para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- Tipo de cambio: se usa para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: Campo libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal. En Argentina se usa el siguiente formato: 0000A00000000 Punto de Venta (4) Letra (1) Número Legal (8).
- Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: Se usa para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
Moneda Extranjera: Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tablaa mencionada. Transacción S_BCE_68000174
3) Datos de Posición
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización- Esta clave determina varias cosas:
- Si la imputación va al Debe o Haber
- El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes: S: Cuentas de Mayor; D: Cuentas de deudores o clientes; K: Cuentas de acreedores o proveedores; M: Cuentas de Materiales; A: Cuentas de Activos Fijos.
Otras características de los datos de posición:
Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, aca nombramos los relevantes para generar un documento contable:
- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este número es automático, no es necesario ingresarlo manualmente.
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo Fijo.
- Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta a la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- Importe: corresponde al importe en la moneda del documento (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera)
- Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
- Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
- Asignación: Campo de entrada libre qque puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Claasificación en el dato maestro que se este imputando.
Existen muchos campos al momento de ingresar una posición contable, dependiendo del tipo de operación que estemos realizando. Sin embargo, muchos documentos contables se registran automáticamente, incluso provenientes desde otros módulos. Por ejemplo, una recepción de mercadería. En este tipo de documentos veremos como imputación adicional, datos como el material recepcionado, laa cantidad, y el centro logístico donde se realizó la recepción.
Datos de Cabecera y Posición en SAP:
Los datos de posición comienzan completandose en la primer pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.
En la siguiente pantalla, se pide información adicional a esta posición. Recordemos que las cuentas de mayor, en su datos maestro, tienen el Grupo de Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.
También nos solicita la clave de contabilización y cuenta de la próxima posición. Luego de confirmar pasaremos a una pantalla similar a ésta pero con los campos de acuerdo al grupo de status campo que posea la cuenta que hayamos elegido.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de María Cristina Pronotti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
María Cristina Pronotti
Profesión: Ingeniera en Computación - Argentina - Legajo: AO24J
✒️Autor de: 157 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ing. en computación con amplia experiencia en desarrollo de sw para empresas de seguros grales. dominio de los aspectos de análisis y desarrollo de sw. coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.
Certificación Académica de María Pronotti