✒️SAP FI Introducción a los conceptos de cobro y pago

UNIDAD 4 : AR Y AP Proceso de Cobros y Pagos

Objetivo

En esta lección haremos una introducción sobre como SAP gestiona los pagos, cuales son los distintos medios de pagos y conoceremos los nuevos datos maestros que estarán disponibles para la emisión de pagos o cobranzas.

Tal como hemos visto en la unidad anterior, trataremos pagos y cobranzas simultáneamente marcando las principales diferencias.

Los pagos son transacciones similares a las compensaciones, que ya hemos visto en lecciones de la unidad 2-

1 - TIPOS DE PAGOS

-Manuales: Los pagos manuales se utilizan para realizar pagos con transferencias y/o débitos, anticipos, emisión de cheques manuales, etc. Estas transacciones, también permiten ingresar más de un medio de pago a cada orden de pago.

-Semi-automáticos: Se utilizan para la emisión de pagos con cheques que son impresos automáticamente por el sistema. Por cada pago, solo se puede emitir un cheque.

-Automáticos: Los pagos automáticos permiten, a través de ciertos parámetros que ingresa el usuario, que se emitan pagos masivos y por distintas vías de pago.

2- DATOS MAESTROS QUE UTILIZAREMOS EN LOS PAGOS.

-Banco Pais: el dato maestro de Banco País representa a las instituciones bancarias de un país. El Banco Central de cada país le asigna un códigi a los bancos habilitados. Este código en SAP se guarda como el Banco País. Ejemplos en Argentina, 017 Banco Francés, 015 Standard Bank Argentina.

-Banco Propio: Los bancos propios se configuran en SAP para identificar los Bancos País que utilizan las sociedades FI. Poseen un código alfanumérico de hasta 5 caracteres, por ejemplo "BF001" Banco Frances.

-ID de Cuenta: Los ID de cuenta van de la mano con los banco propios, y representan las cuentas bancarias que posee la sociedad en ese banco. De acuerdo al ejemplo que vimos en el punto anterior el Banco Propio BF001 Banco Francés tiene asociado un ID cuenta : CC001, que representa a la cuenta corriente. El mismo banco propio puede tener otro ID de Cuenta que representa por ejemplo una caja de ahorro dentro del mismo banco.

-Vía de Pago: la vía de pago determina el procedimiento de pago, por ejemplo, cheque transferencia, efecto, etc. Las vías de pago se utilizarán en los pagos automáticos y semi automáticos. Para los pagos manuales se utilizarán cuentas contables para indicar el medio con el cual se realiza el pago.

-Condiciones de Pago: las condiciones de pago determinan junto con la fecha base, el vencimiento de una factura y si la misma posee algún descuento por pronto pago.

DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES

Los maestros relacionados con bancos y pagos que acabamos de ver, pueden vincularse desde el dato maestro del acreedor o deudor, desde la vista de Datos de Sociedad, en la solapa Pagos. Los datos que almacenemos en esta vista serán propuestos al momento de registrar un comprobante.

Sin embargo, podremos modificar los datos para el pago incluso después de haber contabilizado las facturas. Si a un proveedor le pagamos habitualmente con el mismo banco y con la misma vía de pago (cheque o transferencia) podremos dejar estos datos ya especificados. Si fuera necesario hacer un cambio en el banco o la va de pago, tenemos la posibilidad de utilizar la funcionalidad de modificación masiva desde el reporte de partidas individuales.

No es obligatoro completar estos campos ni el dato maestro del acreedor o deudor, ni en las facturas. Todos los comprobantes pueden pagarse igual aqunque no posean estos datos, no obstante, con los datos predefinidos, se agiliza muchisimo el procedimiento de pago.

3- ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Las transacciones que se utilizan para cancelar documentos, ya sean de cobros o pagos, cuentan con la siguiente estructura:

-Datos de Cabecera

Es similar al ingreso de cualquier otro documento, se ingresan datos tales como las fechas de documento y contabilización, Sociedad, Moneda, Textos de cabecera y Referencia. Los pagos o cobranzas siempre traen la clase de documento como dato propuesto. (KZ para pagos y DZ para cobranzas)

-Datos de Medios de Pago

Se ingresan los datos correspondientes al medio de pago. Si estamos en una transacción manual se ingresa la cuenta contable, si es una transacción semi automática se ingresa el banco propio. Además se debe ingresar el importe, fecha valor, textos, etc.

Hay 2 valores que son básicos en los datos bancarios, la cuenta y el importe, Habiendo estos dos campos que son obligatorios podemos ingresar una fecha valor que nos permitirá ver en otros reportes cual es la fecha en la que se debitará realmente el importe de la cuenta bancaria, independendientemente de la fecha del documento o de contabilización del movimiento. Otro campo útil es el campo Gasto Bancario, por ejemplo si tenemos un gasto fijo por realizar un pago se puede ingresar en dicho campo, el sistema tiene configurado una cuenta fija para contabilizar tal erogación, para esto hay que aumentar el valor de salida del banco, es decir si a un acreedor le vamos a pagar $1000 y tenemos un gasto de $50 entonces en la cuenta bancaria se debe completar con $1050-

-Datos de la cuenta

Se ingresan los datos del deudor o acreedor dependiendo si es cobro o pago y las delimitaciones necesarias para la selección de los comprobantes a cancelar.

-Partidas a cancelar

A menos que estemos realizando un anticipo, siempre tendremos disponible la pantalla que contiene la lista de partidas pendientes donde deberemos seleccionar cuales deseamos cancelar.

El procedimiento posterior a la selección de partidas es igual que en cualquier otro documento,

-podemos acceder al Resumen de documentos y ver las posiciones que hemos ingresado manualmente.

-podemos modificar datos de las posiciones ingresadas, como por ejemplo los importes.

-podemos ingresar nuevas posiciones si furera necesario ( un gasto, una comisión, etc)

-podemos simular el documento y ver las posiciones automáticas que genera el sistema. Las cuentas de acreedores y deudores que surjan de las partidas canceladas, serán posiciones automáticas, como así también si hubiere descuentos por pronto pago, diferencias por redonde, retenciones, diferencias de cambio, etc.

En las transacciones de pago podes elegir a mas de un proveedor o deudor?

En las transacciones de pago a proveedores podes cancelar también facturas de cliente para aquellos casos en que un proveedor sea también deudor?

En las siguiente lección cuando veamos el uso de las transacciones manuales aprenderás a utilizar estas opcioness dentro de las operaciones de pago.