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✒️SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)

SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)

SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)

Unidad 3: Lec01 _ Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)

AP

Las siglas AP - hacen referencia al término en ingles Account Payable, que se utiliza para identificar la contabilidad de acreedores o cuentas a pagar.

La contabilidad de acreedores abarca la desde la creación del dato maestro de acreedores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de acreedores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de acreedores se encuentra en la siguiente ruta:

  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores

AR

Las siglas AR - hacen referencia al término en ingles Account Receivable, que se utiliza para identificar la contabilidad de deudores o cuentas a cobrar.

La contabilidad de deudores abarca la desde la creación del dato maestro de deudores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de deudores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de deudores se encuentra en la siguiente ruta:

  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Deudores

CUENTAS CONTABLES

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

CUENTA ASOCIADA

Es una característica de las cuentas de mayor que indica que la cuenta no recibirá contabilizaciones de manera directa sino que estará asociada a un dato maestro de acreedores, deudores o activos fijos.

La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.

También se conoce el término de Cuenta de Reconciliación.


Libros Auxiliares

Se refieren a la contabilidad auxiliar en la cual se registran las operaciones con deudores y acreedores.

El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.

Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.


Cuenta de Reconciliación

Es una característica de las cuentas de mayor, dicha característica, indica que la cuenta no será contabilizada de manera directa sino que estará asociada a un dato maestro como Proveedores, Clientes o Activos Fijos.

La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.

También se conoce el término como Cuenta Asociada.


Contabilidad Auxiliar

También denominado Libro Auxiliar. Se refiere a aquellos submodulos de Finanzas que no contabilizan de manera directa en cuentas de mayor sino a través de otro dato maestro como Clientes, Proveedores, Activos Fijos.

El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.

Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.


CME

Sigla que identifica a las Cuentas de Mayor Especial.

El CME es utilizado para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en su dato maestro. La forma de utilizar una cuenta de mayor especial es por medio del campo Indicador CME.

Un claro ejemplo de la utilización de los CME son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.


Cuentas Auxiliares

Se refiere a aquellos submodulos de FI que no contabilizan de manera directa en cuentas de mayor sino a través de otro dato maestro como deudores, acreedores, activos fijos o materiales.

El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.

Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.


SAP FI Pagos de Anticipos y Utilización CME

La cuenta de mayor especial, conocida como indicador CME, es utilizada para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en el dato maestro.

Un claro ejemplo son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

Para generar pagos con anticipos, se pueden utilizar diversas transacciones y circuitos:

  • Con Solicitud de Anticipos: Las solicitudes de anticipos son apuntes estadísticos de cuenta de mayor especial pero de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio de los pagos a efectuar y no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, no obstante, se pueden visualizar en los estados de cuenta de los acreedores o deudores.

Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son líneas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas. Luego de generar una solicitud de anticipo, se genera un pago para contabilizar el anticipo entregado o recibido.

  • Emisión de anticipos: en este caso, directamente se crea el pago por anticipo sin necesidad de que haya una solicitud previa.

SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar- AR

Es uno de los sub-módulos de Finanzas en el cual se gestionan las operaciones empresariales con los deudores o clientes. En este sub-modulo se gestionan los datos maestros de deudores, se contabilizan las facturas, se registran las cobranzas y anticipos, se gestionan los valores a depositar, se pueden calcular y contabilizar intereses y hay programas de reclamaciones y correspondencia.

El nexo entre la contabilidad general y cuentas a cobrar está dado por las cuentas asociadas de deudores.

Cada vez que se crea un dato maestro de deudor se le asigna una cuenta asociada. Cada vez que se imputa un deudor, se está contabilizando en la cuenta asociada.

La integración entre cuentas a cobrar y la contabilidad general, es en tiempo real.

El módulo posee una amplia cantidad de reportes que permiten obtener datos analíticos sobre el estado de las cuentas a cobrar.


SAP FI Introducción a Cuentas a Pagar -AP

Es uno de los sub-módulos de Finanzas en el cual se gestionan las operaciones empresariales con los acreedores o proveedores. En este sub-modulo se gestionan los datos maestros de acreedores, se contabilizan las facturas y abonos, se registran pagos y anticipos, se gestionan los valores entregados como medios de pago, se pueden calcular y contabilizar intereses, se pueden realizar reclasificaciones en función de la antigüedad de su deuda y enviar distintos tipos de formularios a los acreedores por medio de la correspondencia.

El nexo entre la contabilidad general y cuentas a pagar está dado por las cuentas asociadas.

Cada vez que se crea un dato maestro de acreedor se asigna una cuenta asociada. Cada vez que se imputa un acreedor, se está contabilizando en la cuenta asociada.

La integración entre cuentas a pagar y la contabilidad general, es en tiempo real.

El módulo posee una amplia cantidad de reportes que permiten obtener datos analíticos sobre el estado de las cuentas a pagar.


Clases de Cuenta

En SAP existen las siguientes clases de cuenta que se utilizan para identificar la clase de cuenta que corresponde a la posición de un documento contable:

  • S: Cuenta de mayor
  • K: Cuenta de acreedor
  • D: Cuenta de Deudor
  • A: Cuenta de activos fijos

CUENTAS DE MAYOR

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

DEUDORES

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

ACREEDORES

Se trata de una figura legal a quien solemos llamar "Proveedor". Con él establecemos un vínculo comercial según el cual, él se compromete a entregarnos determinados productos o prestarnos servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonarle lo acordado.

En SAP su utilización se basa fundamente en el módulo MM como la figura a quienes le emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios.

Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse presente actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documentos que lo incluya.

OBYC

Transacción de SAP para configuración de las Cuentas de Mayor asociadas a las actividades y documentos originados en el Módulo MM.

Teniendo en cuenta que ciertos documentos de SAP (movimientos de mercadería y facturas) generan documentos contables y los usuarios habitualmente desconocen las cuentas contables que deben aplicarse, SAP mediante esta transacción recurre a la definición de las cuentas contables para que sean aplicadas de manera automática al momento de la generación de dichos documentos que impactan en el Módulo FI.

Cuentas a Pagar (AP) – Submodulo AP (Accounts Payable)

DATOS MAESTROS

Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.

Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC.

Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos.

Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.

Todos los componentes SAP acceden a estos datos.

Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos.

Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.

Podemos encontrar los siguientes tipos de datos maestros:

  • Maestro de clientes
  • Maestro de proveedores
  • Maestros de materiales
  • Maestros de personales
  • Maestros de cuentas de mayor
  • Maestros de centros de costes
  • Etc.

SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.

PARTIDAS ABIERTAS

En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.

Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.

En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.

Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:

  • F-03 para compensar cuentas de mayor
  • F-44 para compensar acreedores
  • F-32 para compensar deudores

En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.

MM

Módulo de SAP de Administración de Materiales.

El Módulo denominado MM es aquel que se refiere fundamentalmente a la gestión de materiales, lo que incluirá entre muchas otras actividades, la mencionadas a continuación:

  • Mantenimiento del maestro de materiales
  • Mantenimiento del maestro de proveedores
  • Gestión de adquisición de bienes (materiales)
  • Gestión de contratación de servicios
  • Recepción de mercadería
  • Certificación de servicios
  • Registro y Verificación de facturas de proveedores
  • Entre muchas otras.

SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a pagar y acreedores con la letra “k”.

Proceso de Compras

En el módulo de MM:

- Recepción de mercadería o servicios acordados ( se registra el gasto o incremento de stock y se reconoce un pasivo con una cuenta de provisión)

- El pago corresponde a una transacción de FI, sin importar si la factura se contabilizó a través del circuito de FI o del circuito MM.

Cuentas a Cobrar – Submódulo Ar (Accounts Receivable)

SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a cobrar y deudores con la letra “D”

Procesos

Datos Maestros

Contabilización de facturas

Contabilización de pagos

Anticipos

Compensaciones

Análisis de cuentas


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Carlos Guevara Munoz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Carlos Guevara Munoz

Profesión: Contabilidad y Finanzas - Ecuador - Legajo: WN49W

✒️Autor de: 57 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Carlos Guevara

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Master

Introducción cuantas a pagar y a cobrar no se contabilizan importes directos Cuentas a pagar (AP) Parte relacionada del proceso de compras Modulo MM K Cuentas a Cobrar Submodulo AR Clientes , Modificacion Datos MAestros D Procesos 1 facturas, n Credito 2 anticipos , pagos 3 Analisis y compesaciones

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INTRODUCCIÓN A CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR Cuentas Asociadas son cuentas de mayor necesarias para registrar todas la operaciones de contabilidad auxiliar. no pueden contabilizar importes a cuentas asociadas solo reciben imputaciones a través de deudores o acreedores Cuentas por pagar Submódulo AP identifica con (K) Cuentas por cobrar Submódulo AR identifica con (D) Los procesos vinculados a operaciones comerciales con acreedores y deudores son: Datos maestros Contabilización de facturas Contabilización de pagos Anticipos Compensaciones Análisis de cuentas

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LECCIÓN 1: INTRODUCCIÓN A LAS CUENTAS A COBRAR (AR) Y CUENTAS A PAGAR (AP) 1. Introducción Las cuentas contables pueden ser cuentas asociadas, éstas hacen de nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general Las cuentas asociadas son cuentas de mayor que se asignan a los registros de los interlocutores comerciales necesarios para realizar operaciones de contabilidad auxiliar. No se puede contabilizar directamente en la cuentas asociadas, éstas solo reciben imputacines a través de deudores o acreedores. 2. Cuentas a pagar - Sub módulo AP (Account Payable) El proceso de cuentas a pagar administra en el sistema las relaciones con acreedores: Alta, baja y modificaciones de datos maestros...

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Unidad 1 Introduccion a AR y AP Las cuentas asociadas hacen de nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general. Las cuentas asociadas son de mayor que se asignan a los registros de maestros de los interlocutores comerciales necesarios para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar. No podemos contabilizar importes directamente en la cuenta asociada, estas solo reciben imputaciones a traves de deudores o acreedores. cuenta asociada tambien se la llama cuenta de Reconciliacion. 2) Cuentas a Pagar El proceso de , administra relaciones con los acreedores. Cuentas a Pagar tambien se la relaciona con el proceso de compras del modulo MM. 3) Cuentas a Cobrar El proceso de cuentas a cobrar administra en SAP las relaciones...

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Los submodulos de Cuentas por cobrar Y Cuentas por pagar estan dentro del modulo de FI, y tienen cuentas asociadas, lo cual quiere decir que la cuenta mayor no puede ser afecta directamente, deben de ser afectadas a nivel de detalle, o sea por medio del acreedor o deudor. El libro mayor siempre estara actualizado ya que todas las contabilizaciones del auxiliar se contabilizan automaticamente en la cuenta asociada. Cuentas a pagar, es el submodulo AP administra todas las operaciones relacionadas a acreedores tal como contabilizaciones, reportes, gestion de datos maestros. En SAP se le relaciona con la K. Cuentas por cobrar, es el submodulo AR administra todas las operaciones relacionadas a deudores tal como contabilizaciones, reportes, gestion...

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AP y AR Las cuentas asociadas son cuentas de mayor que se asignan a los registros maestros. Estas sirven de nexo entre la contabilidad Auxiliar y la contabilidad general. Ojo: No se pueden contabilizar importe en las cuentas asociadas. Cuentas a Pagar (AP): Administra en el sistema lo relacionado con acreedores (proveedores), registro de facturas, pagos y cualquier otra operación vinculada con acreedores. Todo lo concerniente con cuentas a pagar y acreedores SAP lo identifica con la letra K Cuentas a Cobrar (AR): Administra lo relacionado con deudores(Clientes) datos maestro, registro y emisión de facturas, cobranza, y cualquier operación vinculada con el proceso. Todo lo concerniente con cuentas a cobrar y deudores SAP...

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Introducción a Cuentas a Cobrar y Cuentas a Pagar. 1. Introducción: Las cuentas asociadas son cuentas de mayor que se asignan a los registros maestros de los interlocutores comerciales necesarios para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar. Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas, por lo tanto, el libro mayor siempre esta actualizado en tiempo real. Debemos recalcar que no se pueden contabilizar importes directamente en cuentas asociadas, estas cuentas solo reciben imputaciones a través de deudores o acreedores. Podemos a llegar a encontrar el concepto de cuenta asociada bajo la denominación...

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Cuentas por pagar, es la relación con los proveedores, desde los datos maestros y todas las operaciones relacionadas con los mismos. Este proceso se relaciona con el de compras ingresado en el módulo logístico (MM) Dentro del sistema se identifican con la letra K Cuentas por cobrar, es la relación con los clientes, desde los datos maestros, la cobranza eficaz y todas las operaciones relacionadas. Dentro del sistema se identifican con la letra D Los sub módulos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar tienen procesos similares, pero claramente presentan ciertas diferencias, las cuales podremos ir descubriendo a medida avancemos en las lecciones.

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Creado y Compartido por: Diana Paola Leiva Janser

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SAP Master


CUENTAS POR COBRAR AR CUENTAS POR PAGAR AP LAS CUENTAS ASOCIADAS HACEN DE NEXO ENTRE LA CONTAB. AUXILIAR Y CONTAB GENERAL CTAS ASOCIADAS (CTA DE RECONCILIACION): CTAS DE MAYOR SE ASIGNAN A LOS REGISTROS MAESTROS, PARA REGISTRAR LAS OPERAC EN CONTAB AUXILIAR LAS CTAS DE CONTAB AUXILIAR. SE CONTAB AUTOMATIC. EN CTAS ASOCIADAS ... EL LIBRO MAYOR ESTA ACTUALIZADO EN TIEMPO REAL NO SE PUEDEN CONTABILIZAR IMPORTES DIRECTAMENTE EN CTAS ASOCIADAS.. ESTAS SOLO RECIBEN IMPUTACIONES A TRAVES DE DEUDORES O ACREEDORES. CUENTAS A PAGAR: ADMINSITRA SISTEMA CON ACREEDORES, MODIFICA ALTA Y BAJA ES UNA PARTE RELACIONA DEL PROCESO DE COMPRAS QUE INICIA CON EL MODULO MM ESTE EMPIEZA CON : 1) UNA ORDEN DE COMPRA /ACUERDO ENTRE EMPRESA Y ACREEDOR) 2)LA RECEPCION...

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Creado y Compartido por: Wendy Villanueva

 


 

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