✒️SAP FI La gestión de documentos

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. VISUALIZAR DOCUMENTOS

Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte. En ambos casos se accede por la misma transacción.

Uso del Menú

Transacción FB03

>Finanzas

|-> Gestión Financiera

|->Libro Mayor

|-> Documento

|-> Visualizar

En esta pantalla, el sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento. Los datos claves son el Número de Documento, la Sociedad y el Ejercicio.

Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento en particular, presionando el icono Lista Documentos, se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará el reporte.

Ejecutamos el reporte y nos arrojará un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros de selección.

Los datos que podemos visualizar en este reporte son sólo los datos de cabecera.

Ya sea ingresando directamente con el número de documento en a transacción o haciendo doble clic sobre los documentos que muestra el reporte de consulta, veremos la siguiente imagen conocida como resumen de documento.

En el resumen de documentos veremos los principales datos de cabecera, y los datos de posición.

Principales iconos que encontraremos en el resumen de documentos:

Visualizar / Modificar: Nos permite pasar del modo visualización al modo Modificación y viceversa.

Visualizar otro Documento: Nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente solicitando el nuevo número de documento.

Seleccionar Posiciones: Nos permite visualizar una posición con información más detallada. Abrirá la posición sobre la cual estemos posicionados. En la siguiente imagen veremos los datos correspondientes a una posición.

Recordemos que los datos adicionales que vemos en una posición depende del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.

Seleccionar Cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo.

Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también, posee otros datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como código de la transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.

Moneda de Visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas moneda en las cuales se puede visualizar el documento.

Moneda del documento: Es la moneda en la que se registro la operación. Puede ser la moneda local o una moneda extranjera.

Moneda Local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.

Moneda de Grupo o Moneda Fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multi-moneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.

Desde la visualización del resumen de documento también podemos pasar a otra visualización que se denomina Presentación Preliminar. Esta opción nos permite hacer una impresión del documento. Para acceder a la presentación preliminar debemos ir a la barra de Menú >> Doc. >> Presentación Preliminar.

En el primer recuadro se podrán observar los datos de cabecera, los cuales, son válidos para todo el documento.

En el segundo recuadro se visualizan todos las posiciones que forman parte de un documento.

Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar más o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquellos que no son necesarios. Esta funcionalidad esta disponible utilizando los iconos de Seleccionar o Modificar Layout.

Los iconos de Layout, que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presente en muchísimos reportes y los encontraremos en diferentes versiones:

a) Modificar Layout (Disposición de columnas)

b) Modificar Layout (Disposición de columnas)

Cuando presionemos alguno de estos iconos se abrirá una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izquierda) y las columnas que se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a otro según necesitemos. También podremos elegir en que orden deseamos que se muestren las columnas y podemos delimitar el ancho de las columnas (Longitud).

Una vez que hayamos seleccionado la disposición de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposición para esta opción con algunos de los siguientes iconos:

a) Grabar Layout o disposición.

b) Grabar Layout o disposición.

Con cualquiera de los dos iconos, se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al layout. Si a la clave se le antepone la barra / significa que éste layout es válido para todos los usuarios. Para que sea especifico del usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción Especifico Usuario.

En un momento posterior, si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema por defecto, se deberá seleccionar la disposición deseada presionando el icono Seleccionar Layout.

Dependiendo del reporte o transacción, también nos podemos encontrar con el siguiente icono, donde en un único icono tenemos las tres opciones (Modificar, grabar y seleccionar layout).

La opción gestionar disposiciones permite borrar o modificar disposiciones existentes. También permite elegir la disposición que aparecerá por defecto.

En la Práctica --> Existen diversas maneras de acceder a la visualización de un documento, no solo desde la transacción FB03, sino también desde reportes de partidas individuales. Todas estas opciones las conoceremos a lo largo del curso y con práctica sobre el sistema.

2. MODIFICAR DOCUMENTOS

Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración solo con modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.

.Uso del Menú

Transacción FB02

>Finanzas

|-> Gestión Financiera

|->Libro Mayor

|-> Documento

|->Modificar

La pantalla de acceso es igual a la transacción FB03 que viemos en el punto anterior, sólo que, al ingresar con el número de documento se habilitarán los campos editables.

La primer pantalla que aparece por default es la correspondiente al Resumen de Documento, presionado el icono de Datos de Cabecera (Sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aquí, los datos que se pueden modificar son el campo Referencia y el campo Texto de Cabecera.

A nivel de posición nunca podrán modificarse datos como Cuentas Contables, importes e imputaciones adicionales. Los datos que habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el campo Texto de Posición, la Condición de Pago y otros campos que estén parametrizados como modificables.

Para acceder a la pantalla de modificación se deberá realizar doble clic en alguna de las posiciones del documento. El sistema habilitará los campos modificables, una vez finalizados los cambios en el documento se deberá grabar para que los cambios queden guardados.

3. MODIFICAR DOCUMENTO POR POSICIÓN

En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o sólo una posición del documento.

La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características. Luego de acceder, el procedimiento de modificación es igual al que hemos visto en el punto anterior.

Uso del Menú

Transacción FB09

>Finanzas

|-> Gestión Financiera

|->Libro Mayor

|-> Documento

|-> Modificar Posición

4. VISUALIZAR MODIFICACIONES

Todas las modificaciones que se realicen en algún documento,SAP las guarda en un log que está siempre disponible para el usuario con la siguiente información:

• El campo que se ha modificado.
• Los valores nuevos y antiguos.
• El usuario que ha realizado la modificación
• Fecha y hora de la modificación.

El log de modificaciones puede visualizarse individualmente por cada documento o a través de un reporte.

Para visualizarlo de manera individual debemos acceder a la transacción de visualización de un documento, ir al Menú Entorno, desplegar la lista y elegir la opción Modificaciones de Documento, aparecerá la siguiente pantalla.

El sistema nos mostrará una pantalla con los campos modificados, en este caso en particular, podremos ver el campo Texto.

Haciendo doble clic sobre el campo Texto accederemos a la visualización del valor antiguo que tenía el campo antes de la modificación y también veremos el valor nuevo.

Para visualizar las modficaciones por medio de un reporte deberemos acceder por el Menú Usuario a través de la siguiente ruta:

Uso del Menú

Transacción S_ALR_87012293

>Finanzas

|-> Gestión Financiera

|->Libro Mayor

|-> Sistema de Información

|-> Informes para Libro Mayor (nuevo)

|->Documento

|->General

|-> Visualizar Modificaciones Documento

Aparecerá la siguiente pantalla de selección de datos que nos permitirá ingresar filtros que delimiten los documentos del reporte. Presionando el icono de Ejecutar obtenemos el reporte.