✒️SAP FI La gestión de documentos
SAP FI La gestión de documentos
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
1. VISUALIZAR DOCUMENTOS
- Individual o a través de un reporte.
- TRANSACC FB03-> Finan-> gestión finan-> libro mayor-> doc-> visualizar-> ingresar núm de doc, sociedad y ejercicio-> pantalla resumen de doc "Visualizar doc: vista entrada" con los datos de cabecera y de posición.
- ICONO LISTA DE DOCS si no se tienen los datos claves y tiene filtros de selección-< nos muestra los datos de cabecera-> doble clic en el doc-> pantalla resumen de doc.
- ÍCONOS EN LA PANTALLA DE RESUMEN DE DOC:
- VISUALIZAR/MODIF: pasar de modo visual a modif y viceversa.
- VISUALIZAR OTRO DOC: cambiar de doc.
- SELECCIONAR POSICIONES: visualizar una posición más detalladamente (núm de posición, clave de contabilización, núm de doc. Los datos adicionales depende del STATUS campo q posee el dato maestro de la cta de mayor.
- SELECCIONAR CABECERA: ver los datos de cabecera completo (clase de doc, txt, referencia, fechas, periodo, moneda, clave ref. Y los datos q se completan automáticamente son autor, registrado el, hora entrada, cod transacción.
- MONEDA DE VISUALIZACIÓN: ver el asiento en las dif monedas q tiene la sociedad (moneda documento es con la q se registró la operación, local es con la cual administra su contabilidad, grupo y fuerte son las paralelas en las q se contabilizan las operaciones)
- Desde la VISUALIZACIÓN DEL RESUMEN DE DOC podemos pasar a otra visualización q es la PRESENTACIÓN PRELIMINAR para hacer una impresión del doc. Ir a la barra de Menu-> Doc-> Presentación preliminar-> 1er recuadro DATOS CABECERA válidos para todo el doc-> 2do recuadro-> todas las POSICIONES.
- Las columnas de las POSICIONES son MODIFICABLES, ajustables como en Excel para ampliar o reducir, se pueden mostrar más o menos columnas. Disponible utilizando los íconos de SELECCIONAR o MODIFICAR LAYOUT.
- También se pueden mover con el mouse a la posición deseada.
- Los layout se pueden visualizar en: resumen de doc, presentación preliminar, reportes, simulación de los asientos.
- En lugar del ícono de visualizar moneda se puede utilizar un layout en donde muestre un reporte con las distintas monedas. Se graba y se puede establecer como layout predeterminado.
- ICONOS DE LAYOUT en diferentes versiones. Estos íconos abren una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izq) y las q se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a otro. También se puede elegir el orden en q queremos aparezcan las columnas y el ancho o longitud de éstas.
- Una vez q seleccionamos la disposición de columnas deseada se puede GRABAR LAYOUT O DISPOSICIÓN-> se abre ventana q solicita clave y denominación q id al layout.
- Si a la clave se le antepone la / significa q es válido para todos los usuarios.
- Para q sea específico al usuario q lo está creando NO COLOCAR LA / y tildar "Específico Usuario".
- En otro momento si queremos ver una disposición distinta de la q trae el sist por defecto, hay q seleccionar la posición deseada presionando el ícono de SELECCIONAR LAYOUT (el q grabamos en el punto anterior).
- También existe el ÍCONO con flechita en donde viene la opción de MODIFICAR, GRABAR Y SELECCIONAR LAYOUT en uno mismo. (Depende del reporte o transacc)
- En ese mismo ícono la opción "Gestionar disposiciones" permite borrar o modificar disp. existentes o elegir la disp. por defecto.
2. MODIFICAR DOCUMENTOS
- Se pueden modificar docs contabilizados pero, dependiendo de la configuración, solo algunos campos.
- Las modif pueden ser a nivel CABECERA Y POSICIONES.
- Transacc FB02-> Finan-> gestión finan->libro mayor-> doc-> modificar-> pantalla acceso igual a la transacc FB03 de visualizar sólo q se HABILITARÁN CAMPOS EDITABLES con el núm de doc.-> en la 1er pantalla corresp al Resumen de doc CLIC EN ICONO SOMBRERITO (para ver datos de cabecera)-> ventana para modificar esos datos y los permitidos son REFERENCIA y TEXTO CABECERA.
- En el NIVEL POSICIÓN NUNCA se podrán MODIFICAR cuentas contables, importes, imputaciones adicionales.
- Sí MODIFICABLES en la POSICIÓN: asignación, campo texto de posición, condición de pagos y los parametrizados como modificables.
- Acceso a la pantalla de MODIF DE POSICIONES: doble clic en alguna posición-> modificar-> grabar.
3. MODIFICAR DOCUMENTO POR POSICIÓN
- En SAP en un doc se puede visualizar el resumen (TODAS LAS POSICIONES), LA CABECERA o solo UNA POSICIÓN
- La transacc de modif por posición habilita la posibilidad de realizar un FILTRO en la pantalla de selección para q nos habilite las posiciones q cumplan con ciertas características.
- Transacc FB09-> finan-> gestión-> libro mayor-> doc-> modif posición-> modificamos como en el punto anterior.
VISUALIZAR MODIFICACIONES
- SAP guarda las modif en un LOG disponible siempre para el usuario con la sig info:
- campo modificado
- valores nuevos y antiguos
- usuario q hizo la modif
- fecha y hora de la modif
- El LOG puede visualizarse INDIVIDUAL o por REPORTE.
- LOG VISUALIZACIÓN INDIVIDUAL: transacc de visualización de un doc-> menú ENTORNO-> desplegar lista-> MODIF DE DOC-> Pantalla con campos modificados-> doble clic al campo modificado y vemos valor antiguo y nuevo.-> clic otra vez para ver info ampliada (usuario, fecha, hr de la modif).
- LOG VISUALIZACION POR REPORTE: MENÚ USUARIO-> finan-> gestión finan-> libro mayor-> sist de info-> informes para libro mayor nuevo-> doc-> general-> visualizar modif doc-> TRANSACC S_ALR_87012293-> Pantalla para selecc de datos para ingresar filtros q delimiten los doc del reporte-> ÍCONO EJECUTAR.
- TIP: en cualquier pantalla hay opción de hacer duplicado de la pantalla para imprimir. CLIC EN ÍCONO DE DATOS LOCALES (botones de colores, ultimo botón derecha de la pantalla)-> OPCIÓN DUPLICADO DE PANTALLA. El sist envía a la impresora copia de la pantalla de SAP. Si tenemos predefinida la impresora PDF por defecto la impresión será en PDF.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Karenina Acosta León, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Karenina Acosta León
Profesión: Licenciada en Contaduría y Finanzas - Mexico - Legajo: NQ15D
✒️Autor de: 102 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Buen día me motiva siempre tener una meta que sirva para mi superación profesional y bienestar personal, razón por la cual he decidido formar parte de este curso el cual actualmente es muy demandado.
Certificación Académica de Karenina Acosta