✒️SAP FI La gestión de cheques
SAP FI La gestión de cheques
GESTIÓN DE CHEQUES
1. REMESAS DE CHEQUES
Los cheques que emite una empresa son formularios prenumerados suministrados por un banco y normalmente están contenidos en remesas. Las remesas deben ingresarse a SAP con el rango de números que corresponde a los cheques recibidos. Las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en los pagos.
En SAP hay dos formas de registrar los cheques, cuando son manuales se asignan en el sistema copiando los datos del cheque físico, la segunda opción, es asignar automáticamente e imprimir desde SAP. Para cualquiera de los dos casos, necesitamos que la remesa se haya dado de alta en el sistema.
Transacción FCHI - Las remesas de cheques deben asignarse siempre a una Sociedad, un Banco Propio y ID de Cuenta.
Presionar el icono de modificar para ingresar.
Luego para crear una remesa debemos presionar el icono Nuevo e ingresar los siguientes datos:
- Número de Remesa: número o clave que identificará a una remesa.
- Número de Cheque Desde: número correspondiente al primer cheque de la remesa.
- Número de Cheque Hasta: número correspondiente al último cheque de la remesa.
- Remesa siguiente: permite establecer cual es la siguiente remesa cuando se termine la actual.
- No secuencial: este tilde se utiliza cuando el número de los cheques es asignado externamente y no se lleva un control de correlatividad.
- Lista Vía de Pago: controla que la remesa de cheques solo pueda utilizarse con determinadas vías de pago.
- Info Breve: descripción que identifica a la remesa.
- Fecha de Compra: Fecha de adquisición de la remesa.
Solo los primeros tres campos son obligatorios, una vez que se han completado, se graba la transacción y la remesa esta disponible para ser utilizada.
2. CREACIÓN DE CHEQUES MANUALES
En la lección anterior aprendimos a emitir pagos manuales, aquí veremos como asignarle un cheque a un documento de pago. Esta asignación de cheques, generalmente se realiza cuando la empresa tiene una chequera manual y los cheques se escriben a mano y luego se transcriben los datos a SAP.
Transacción FCH5
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Entorno
|-> Información de cheques
|-> Crear
|-> Cheques manuales
Para realizar esta asignación en el sistema, deberemos completar los siguientes datos:
- Identificación del documento de Pago: Número de documento, Sociedad y Ejercicio.
- Banco Propio: Seleccionamos el banco que se corresponde con la cuenta contable registrada en el documento de pago.
- ID Cuenta: Seleccionamos la cuenta bancaria desde la cual vamos a emitir el cheque.
- Número de cheque: ingresamos el número de cheque correspondiente al cheque físico que hayamos confeccionado.
En la siguiente pantalla el sistema ya nos trae propuestos todos los datos necesarios para la asignación del cheque y nos permite modificar alguno si fuera necesario, como el importe o el nombre de la persona a la cual se libró el cheque.
En la pantalla contamos con los siguientes iconos:
- Documento Correspondientes: Nos muestra los documentos cancelados y el documento de cancelación.
- Documento de Pago: Nos permite visualizar el asiento correspondiente al pago.
3. VISUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN
Luego de que un cheque haya sido asignado puede visualizarse o modificarse.
Transacción FCH6
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Entorno
|-> Información de cheques
|-> Modificar
|-> Información Adicional
Una vez que hayamos accedido veremos los datos correspondientes al cheque y además podremos acceder a la visualización del documento de pago y los datos del receptor del cheque.
4. ANULACIONES
Existen dos procesos para anular cheques:
Anular Cheque
Transacción FCH5
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Entorno
|-> Información de cheques
|-> Invalidar
|-> Cheques extendidos
Esta opción es para anular solo el cheque, luego podremos asignar un nuevo cheque al mismo documento de pago. (Anulamos y volvemos a asignar por la transacción FCH5).
Para proceder a la anulación deberemos seleccionar el banco y el número de cheque, luego podremos ingresar un motivo de anulación, éste campo se llama Causa de no validez y lo veremos reflejados en los reportes de cheques.
Anular Pago con cheque
Si es necesario anular un pago al cual se le ha asignado un cheque deberá realizarse siempre a través de esta opción independientemente de cual haya sido la forma en la que se emitió el cheque (manual o automático). La transacción, anula el cheque y revierte el pago dejando nuevamente las partidas canceladas como partidas abiertas.
Transacción FCH8
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Entorno
|-> Información de cheques
|-> Invalidar
|-> Anular Pago
Se deberán ingresar los datos de Banco Propio, Id de Cuenta y número de cheque. Además se deben especificar los motivos de anulación del cheque y del documento de pago.
Esta anulación genera un documento de anulación con la reversión del documento de pago.
5. INVALIDAR
La opción de invalidar se utiliza cuando un formulario de cheque no puede utilizarse, por ejemplo, si esta roto o fue impreso por error. En estos casos lo que se hace es invalidar los números de cheques para que pueda continuarse con el control de correlatividad.
Transacción FCH3
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Entorno
|-> Información de cheques
|-> Invalidar
|-> Cheques no utilizados
Deberemos ingresar los datos de los cheques que deseamos anular. Pueden ser números de cheques individuales o rangos de cheques. También deberemos indicar una causa de no validez.
6. REPORTE
Todos los cheques emitidos, anulados y/o invalidados podrán visualizarse en un reporte que contendrá los datos de fecha, acreedor, importes, etc.
El reporte posee una pantalla de selección que nos permite delimitar la búsqueda por una cantidad importante de campos, como banco propio e ID de Cuenta, números de cheques, fechas de emisión, etc.
Transacción FCHN
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Entorno
|-> Información de cheques
|-> Visualizar
|-> Registro de Cheques
El reporte se encuentra dentro de los llamados reportes ALV, lo cual nos permitirá personalizar las columnas, totales, subtotales y otros datos que posee el reporte.
Menú Cheques
Si en la barra de Comandos escribimos, FCHK, accederemos al menú completo de cheques.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Jose Luis Mendoza Paternina, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Jose Luis Mendoza Paternina
Profesión: Administrador de Empresas - Colombia - Legajo: RC27N
✒️Autor de: 113 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Jose Mendoza