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✒️SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posterior

DOCUMENTOS CONTABLES POSTERIORES

El usuario puede ser interrumpido y no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones:

1. Retener Documentos. Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.

Posee las siguientes características:

  • Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
  • Los documentos retenidos no se visualizan en reportes
  • El sistema no le asigna ningún número de documento.
  • Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido
  • Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.

Documentos preliminares: Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.

Tiene las siguientes características:

  • El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
  • Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
  • Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares).
  • Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos

TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES

Con el registro preliminar de documentos

  • Es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas.
  • Verificar si un documento preliminar ya está completo.
  • Se puede comprobar, el saldo del documento es cero
  • El ingreso de todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc.

Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control como:

  1. Un usuario registra un documento de manera preliminar y
  2. Otro usuario controla y contabiliza.

De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.

MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PRELIMINARES

Se modifican los datos de posicion y de cabecera, excepto

  • Moneda
  • Clase de documento

CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS PRELIMINARES

Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse.

  • Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
  • Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.

BORRAR DOCUMENTOS PRELIMINARES

Un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiete su contabilización

Los documentos preliminares borrados pueden consultar:

  • Los números de documentos generados no se eliminan.
  • Consulta de éstos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones.

VISUALIZACIÓN EN REPORTE

Nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Erica Yolisma Vasquez Mejia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Erica Yolisma Vasquez Mejia

Profesión: Contadora Pública - Colombia - Legajo: OO56O

✒️Autor de: 66 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Contadora pública titulada. con amplia experiencia en el sector público y privado, conocimientos en diferentes áreas financieras, contable y administrativas.

Certificación Académica de Erica Vasquez

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "El documento contable posterior" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Master

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR Existen dos opciones para grabar temporalmente un asiento: 1.- Retener documento 2.- Documento preliminar Retener documento permite grabar temporalmente la entrada de dato con el fin de retomar posteriormente Documento preliminar permite grabar documentos inconclusos en el sistema aún teniendo pendiente validar datos obligatorios Una de las características importantes es que existe doble control ya que un usuario puede ingresar y el otro usuario controla y contabiliza

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Creado y Compartido por: Adelina Del Rocío Gaspar Ramírez

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

SAP SemiSenior

Esta lección me permite realizar mi trabajo y mantener al día mis datos y registros contables para posterior revisión de la información sin generar ningún asiento contable. Tenemos 2 opciones a través de retener el documento o del documento preliminar. Ambas para mi son eficientes.... dependiendo de la necesidad del usuario.

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Creado y Compartido por: Dimas Javier Gonzalez Parra

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR, Dtos temporales * Retener Documentos, Graba datos: no actualiza saldos, no asigna numero de dtos, se guarda con un nombre, se buscan en modelos de trabajo,para transaciiones enjoy,solo se ven los creados por el usuario, en transacciones clasicas se encuentra en la bara de menu traer documentos apartados se listan todos usando *nombre del usuario * Documentos Preliminares, Estado previo a la contabilizacion, se le asigna numero de dtos, no actualiza saldos, se visualizan en reportes, se pueden grabar por 2 usuarios. Tratamiento posterior: * modificaciones no modifica moneda, clase de documentos FBV2 Grabar Completamente: verifica los dtos obligatoorios Grabar : Los Cambios modificados sin verificacion CONTABILIZACION:...

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Creado y Compartido por: Zoraida Gomez Muñoz

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SAP Master

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR 1. Introduccion: 2 opciones de grabar temporalmente sin afectar el mayor: A) Retener documentos b)Documentos preliminares 2. Retener documentos: Grabar temporal para continuar posteriormente. -No afectan datos del mayor. -No se visualizan en reportes. -El sistema no le asigna numero. -Denominacion asignada. -Continuar o borrar posteriormente. Trans. F-02: MENU>>Documento>>Retener Continuarlo: MENU>>Documento>>Traer documento apartado 3. Documentos preliminares: grabar documento aunque sea terminado no queda contabilizado. -El sistema asigna un numero de acuerdo a clase de documento. -No actualizan saldos de amyores contables. -Pueden visualizarse en reportes (Status: Preliminar). -Pueden modificarse...

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Creado y Compartido por: Medardo Artuz

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

SAP Senior

Se pueen guardar momentaneamente los documentos sin necesidad de contabilizar los mismos mediante las opciones de RETENER DOCUMENTOS y DOCUMENTOS PRELIMINARES. RETENER DOCUMENTOS: Permite grabar los datos ingresados inclusive con diferencia y con la posibilidad de seguir posteriormente ingresando datos. Esta opcion no tiene un numero de documento SAP, se le da un nombre o denominacion y su gestion posterior sera solo por el usuario que lo ingreso y se puede utilizar para transacciones tipos enjoy y classico. DOCUMENTO PRELIMINAR: Permite grabar datos que pueden ser visualizados, modificados, contabilizados o borrados por mas de un usuario. Se pueden ingresar de manera incompleta con partida contable no cuadrada mediante la opcion GRABAR y...

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Creado y Compartido por: Ian Paul Jones Pinseau

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documento contable posterior se puede grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el libro mayor 1- retener documentos 2- documentos preliminares 1. - - los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables - no se visualizan en los reportes - el sistema no asigna ningún número de documento - pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos documentos preliminares podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando no hayan validaciones o datos obligatorios características: 1. el sistema asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documentos que se haya seleccionado 2. no actualizan los saldos...

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Creado y Compartido por: Hermes Ezechia Bustos Carrillo

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SAP Master


Documento Contable Posterior. 1. Introducción. Opciones para grabar temporalmente un asiento: * Retener documentos. * Documentos preliminares. 2. Retener Documentos. Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. Los documentos retenidos: NO actualizan los saldos de los mayores contables y NO se visualizan en reportes. Pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos. El sistema NO le asigna ningún número de documento. El sistema solicitará una denominación para identificarlo posteriormente. 3. Documentos Preliminares. Permite grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios...

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Creado y Compartido por: Carlos Castillo

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SAP Senior

Documento contable posterior Documentos Retenidos Función que permite grabar temporalmente para continuar posteriormente características no impactan los saldos no se visualiza en reportes no se asigna numero de documento los documentos retenidos se pueden contabilizar o borrar Transacción FB50 Documentos preliminares Características grabar documentos inconclusos, aunque falten datos o validaciones se asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento no se actualizan los saldos se pueden visualizar en reportes con estatus preliminar pueden ser tratados por otros usuario

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Creado y Compartido por: Javier Alexander Romero Duarte

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SAP Senior

Documento contable posterior Retener documentos No actualiza saldos de contabilidad No se visualiza en los reportes El sistema no le asigna # de documento El sistema solicita un nombre para identificar posteriormente el documento retenido Posteriormente puede ser contabilizado o borrado ** El usuario sólo puede visualizar los documentos que haya retenido ** Si se desea la lista completa de los documentos retenidos, se elige la opción LISTA y se coloca asterisco en el nombre del usuario. Documentos preliminares El sistema asigna un # de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado No actualiza los saldos contables Se podrán visualizar en los reportes Pueden...

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Creado y Compartido por: Maria Del Pilar Gomez Sierra

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SAP Senior

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR Al momento de registrar por X o y motivo no termina de grabar este. Una alternativa que tiene SAP es que permite: • Retener Documentos: esta opción como tal no genera un documento contable con numeración pero so solicita una denominación para luego solicitarla bajo esta misma denominación. Esta se puede visualizar como tal en los reportes • Grabar de Forma preliminar: Esta opción como tal si genera un numero de documento pero este se puede modificar, grabar o borrar según sea el caso. Estas opción como tal ofrece una opción de doble control ya que mientras uno registra otra persona visualiza y graba. Esto sin que ninguno de los dos hagan un efecto...

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Creado y Compartido por: Wilmer Alejandro Capera Moreno

 


 

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