✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
DOCUMENTOS CONTABLES POSTERIORES
El usuario puede ser interrumpido y no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones:
1. Retener Documentos. Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Posee las siguientes características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.
Documentos preliminares: Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Tiene las siguientes características:
- El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares).
- Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos
TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Con el registro preliminar de documentos
- Es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas.
- Verificar si un documento preliminar ya está completo.
- Se puede comprobar, el saldo del documento es cero
- El ingreso de todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control como:
- Un usuario registra un documento de manera preliminar y
- Otro usuario controla y contabiliza.
De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Se modifican los datos de posicion y de cabecera, excepto
- Moneda
- Clase de documento
CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse.
- Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
- Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
BORRAR DOCUMENTOS PRELIMINARES
Un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiete su contabilización
Los documentos preliminares borrados pueden consultar:
- Los números de documentos generados no se eliminan.
- Consulta de éstos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones.
VISUALIZACIÓN EN REPORTE
Nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Erica Yolisma Vasquez Mejia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Erica Yolisma Vasquez Mejia
Profesión: Contadora Pública - Colombia - Legajo: OO56O
✒️Autor de: 66 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Contadora pública titulada. con amplia experiencia en el sector público y privado, conocimientos en diferentes áreas financieras, contable y administrativas.
Certificación Académica de Erica Vasquez