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✒️SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posterior

Documento Contable Posterior

Hay dos formas de grabar temporalmente asientos sin generar contabilización en el Libro Mayor:

  1. Retener documentos
  2. Documentos Preliminares

Retener documentos

Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos

La opción de Retener documentos posee las siguientes características:

  • Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables
  • Los documentos retenidos no se visualizan en reportes
  • El sistema no le asigna ningún número de documento
  • Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido
  • Los docuementos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos

Cuando se retienen (apartan) documentos el sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido.

Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos de abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.

Nota: La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido.

En algunas transacciones se puede encontrar retener documento en Menu --> Documento --> Retener.

Para seguir trabajando en el documento retenido es en Menú --> Documento --> Traer documento apartado

Si queremos listar todos los documentos retenidos y no solo el de los usuarios que hizo la consulta, cuando elegimos la opción lista debemos completar un asterisco en el nombre del usuario.

Documentos Preliminares

Mediante la entrada preliminar podremos grabar documento inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.

La función de entrada preliminar cuenta con las siguientes caracterpisticas:

  • El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado
  • Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables
  • Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes
  • Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.

Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un número de documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento, No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.

Es posible verificar si el saldo de un documento ya esta completo, por ejemplo, se puede comprobar si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centro de costes, etc.

Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la moneda y la Clase de Documento. Un documento preliminar puede modificarse tantas veces sea necesario. Los documento preliminares pueden tratarse o modificarse masivamente a través de una lista de selección.

FBV2 - Modificar documento preliminar

La transacción permite la selección de un documento o presionando el icono "Lista de documentos" se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.

Existe una gran diferencia entre grabar y grabar completamente:

GRABAR: Implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.

GRABAR COMPLETAMENTE: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente.

FBV0 - Contabilización de documentos preliminares/Borrar

Los documentos preliminares pueden contabilizarse y borrarse.

  • Si se contabilizan actualizan saldos contables e impactará en la contabilidad.
  • Si se borra, quedará el númeor de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.

Una vez seleccionados los documento podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad.

De la misma transacción FBV0 se puede borrar un documento preliminar si por algún motivo no correspondiese su contabilización. Para borrar se accede a la barra de Menú --> Documento --> Borrar documento preliminar

Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los número de documentos generados quedan intactos. Las consultas de estos documentos muestran los datos de cabecera del documento original con un status de anulado y sin posiciones.

Visualización en reportes

Cuando se visualizan los documentos en un reporte se puede diferencia un documento real de uno preliminar. El triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares. Las esferas rojas representan a las partidas contabilizadas.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Daniel Galvez Bustos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Daniel Galvez Bustos

Profesión: Consultor Sap Jr / Consultor Testing - Mexico - Legajo: EN52L

✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado

🎓Egresado del módulo:

Certificación Académica de Daniel Galvez

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "El documento contable posterior" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Senior

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR Documento contable que se graba temporalmente sin que este genere una contabilización: Retener documentos Documentos preliminares RETENER DOCUMENTOS No actualizan saldos No se visualizan aportes No asigna número Se le debe dar un nombre provisional En modelos de trabajo en se encuentran los documentos retenidos. En la transacción F-02 se accede mediante menú-documento-retener si queremos continuar con el tratamiento sera mediante menú-documento-traer documento apartado. DOCUMENTOS PRELIMENARES-FV50 Asigna un número de documento de acuerdo a la clase No actualizan datos En reportes como documento preliminar Se pueden modificar por...

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Creado y Compartido por: Enith Lorena Angarita Puentes

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

SAP Senior

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR 1.- INTRODUCCIÓN Cuando el usuario al momento de registrar documentos es interrumpido pude grabar sus documentos de dos maneras , retener documentos o documentos preliminares. 2.- RETENER DOCUMENTO Permite grabar de manera temporal un asiento contable en el cual se este trabajando, para después buscarlo y proceder con la carga de datos y terminar contabilizandolo, en ese momento el documento desaparece de la lista de apartados. En la transacción f-02 para poder grabar estos documentos debemos poner en el icono retener y ponerle un nombre, cuando ya deseemos contabilizar debemos ir a modelos de trabajo y seleccionar el documento. No genera número, ni algún dato en la contabilidad,...

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Creado y Compartido por: Andres Gonzalo Martinez Cuichan

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

SAP Master

Documento contable posterior: Cuando se registran asientos contables, el usuario puede no contar con toda la información a ingresar, entonces puede grabar temporalmente el asiento sin que se genere una contabilización. Para ello, las opciones son: 1) Retener o Apartar Documentos: Permite grabar temporalmente el documento para luego continuar con la entrada de datos. 2) Documentos preliminares:

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Creado y Compartido por: María Inés Etchichury

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

SAP SemiSenior

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR Con esta opción permite al usuario registrar asientos contables de manera temporal y puede ser: RETENER DOCUMENTOS No se actualiza los saldos en las cuentas de mayor, en reportes y no se asigna un número de documento y podrán ser borrados. DOCUMENTOS PRELIMINARES Se asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento, no afecta en los saldos de cuentas de mayor, permite visualizar los montos en los reportes mediante la opción preliminar, se podrán borrar los registros y mantiene el correlativo asignado pero solo con datos de cabecera. ,

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Creado y Compartido por: Silvia Hernandez / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Expert


Documento Contable Posterior Retener Documentos Transacción FB50 - estado borrador. Ícono RETENER. Retener documento es Apartar Documento. Transacción F-02, Menu/Documento/Retener o Traer Documento Apartado. si deseamos todos los documentos retenidos de todos los usuarios, opcion usuarios sea * Documentos preliminares transaccion FV50 Modificar FBV2 Contabilizar FBV0 Borrar FBV0 - menu/documento/Borrar documento preliminar * en un proceso de worflows, se establece que, quien, cuando y como se establece una tarea determinada, donde se disparan por medio de email a usuarios liberadores que seran los responsables de continuar con la operación. Visualización...

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Creado y Compartido por: Ingrid Benito

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SAP Senior

Documento Contable Posterior.- La funcionalidad Retener Documentos permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de ellos. Cuando se desea retomar el tratamiento de un documento retenido se abre el panel Modelos de Trabajo, en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar. Documentos Preliminares.- Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. Tratamiento posterior de documentos preliminares.- Con el registro preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También...

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Creado y Compartido por: Carlos Mario Margain Madrazo

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SAP Master


Unidad 2, Lecciòn: Documentos contable posterior. SAP cuenta con dos opciones de grabar temporalmene un asiento sin que esto genere una contabilizaciòn en el libro mayor, estas opciones son: Retener documento y Documentos preliminares: Retener documentos: funcionalidad que permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. Se puede ingresar a la lista de documentos retenidos del panel modelos de trabajo y solo se visualizan en el usuario que creò el documento retenido. Documentos Preliminares: con esta opciòn se puede grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. Cuando se graba un documento...

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Creado y Compartido por: Hector Crespo Camacaro / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Master

El Documento Contable Posterior * Retener Documento: Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. La opcion retener Documentos posee las siguientes caracteristicas: 1. Los Documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables. 2. Los Documentos retenidos no se visualizan en reportes. 3. El sistema no le asigna ningun numero de documento.posteriormente el documento retenido. 4. Luego de seleccionar la opcion retener Documento, el sistema solicitara una denominacion para identificar 5. Pueden Tratarse posteriormente Contabilizandolos o borrandolos. (Apartar Documento, es sinonimo de Retener Documento). Los Documento Preliminares: Mediante...

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Creado y Compartido por: Angely Carolina Ojeda Chavez / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Junior

Documento -Retener- No asigna # de documento / Es un borrador de asiento / No actualizan saldo contable / Se usa el mismo código de transacción que si se fuese a contabilizar En el caso de Retener, para crearlo la opción está en barra de Menú>Documento>Retener y para retomarlo el mismo menú, opción Traer Doc. Apartado A menos que elijamos la opción de que todos los usuarios puedan ver los documentos retenidos/apartados, estos sólo estarán disponibles para el usuario que los creó. Dicha opción se activa en "Lista" y asignamos un asterisco (*) en el campo nombre de usuario. Preliminar Diferencia que sí asigna # de Doc. (que no cambia...

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Creado y Compartido por: Ines Da Camara / Disponibilidad Laboral: FullTime

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SAP Senior

Documentos contable posterior. Existen formas de grabar temporalmente un asiento contable, sin que esto genere una contabilización en el libro mayor: Retener Documentos Documentos Preliminares Retener Documentos: Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriomente con la entrada de datos. Los documentos retenidos no actualizan los saldos mayores contables. Los documentos retenidos no se visualizan en reportes. El sistema no le asigna ningún numero de documento El sistema solicitara una denominación para identificar posteriormente al documento retenido. Pueden trasladarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos. Documentos preliminares:...

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Creado y Compartido por: Gabriel Eduardo Piñango Arvelo / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

 


 

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