✒️SAP FI Crear datos maestros de deudores y acreedores

Unidad 3: Lec02 _ Crear datos maestros de deudores y acreedores

DEUDORES

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

AR

Las siglas AR - hacen referencia al término en ingles Account Receivable, que se utiliza para identificar la contabilidad de deudores o cuentas a cobrar.

La contabilidad de deudores abarca la desde la creación del dato maestro de deudores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de deudores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de deudores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Deudores

Deudor

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

Fi-ar

Las siglas AR - hacen referencia al término en ingles Account Receivable, que se utiliza para identificar la contabilidad de deudores o cuentas a cobrar.

La contabilidad de deudores abarca la desde la creación del dato maestro de deudores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de deudores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de deudores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Deudores

Fbl5n

Transacción FBL5N - Partidas Individuales de Deudores

Transacción utilizada en SAP para obtener un listado de los documentos de deudores.

Esta transacción brinda un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los deudores, como facturas, notas de créditos, pagos, compensaciones, etc. El reporte permite evaluar las partidas abiertas, compensadas, las operaciones con CME, los vencimientos y saldos a fecha.

Puede acceder a la Transacción FBL5N utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Deudores
        • Cuenta
          • FBL5N - Visualizar/Modificar partidas

FD05

Transacción FD05 - Bloqueo de Deudores

Transacción utilizada en SAP para bloquear/desbloquear datos maestros de deudores.

El bloqueo se puede realizar en todas las sociedades o solo en una en particular. El bloqueo del deudor impide que se realicen registraciones contables.

Puede acceder a la Transacción FD05 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Deudores
        • Datos maestros
          • FD05 - Bloquear/Desbloquear

Grupo de Tesorería

Es un código que se utiliza para agrupar o clasificar a deudores y acreedores en el reporte de previsión de liquidez que se ejecuta por medio de la transacción FF7A..

Esta clasificación puede ser en base a la importancia de los productos o servicios que provee, riesgos, u otras clasificaciones relevantes para una empresa.

El Grupo de Tesorería se asigna a los datos maestros de deudores (FD02) y acreedores (FK02), en los datos de sociedad, de la solapa Gestión de Cuenta.

FD02

Transacción de FI-AR para modificar datos maestros de deudores.

Para acceder a la transacción será necesario indicar el número de deudor y la sociedad en la cual se desea hacer la consulta.

ACREEDORES

Se trata de una figura legal a quien solemos llamar "Proveedor". Con él establecemos un vínculo comercial según el cual, él se compromete a entregarnos determinados productos o prestarnos servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonarle lo acordado.

En SAP su utilización se basa fundamente en el módulo MM como la figura a quienes le emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios.

Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse presente actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documentos que lo incluya.

Fi-ap

Las siglas AP - hacen referencia al término en ingles Account Payable, que se utiliza para identificar la contabilidad de acreedores o cuentas a pagar.

La contabilidad de acreedores abarca la desde la creación del dato maestro de acreedores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de acreedores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de acreedores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Acreedores

AP

Las siglas AP - hacen referencia al término en ingles Account Payable, que se utiliza para identificar la contabilidad de acreedores o cuentas a pagar.

La contabilidad de acreedores abarca la desde la creación del dato maestro de acreedores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de acreedores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de acreedores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Acreedores

Fbl1n

Transacción FBL1N - Partidas Individuales de Acreedores

Transacción utilizada en SAP para obtener un listado de los documentos de acreedores.

Esta transacción brinda un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, como facturas, notas de créditos, pagos, compensaciones, etc. El reporte permite evaluar las partidas abiertas, compensadas, las operaciones con CME, los vencimientos y saldos a fecha.

Puede acceder a la Transacción FBL1N utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores
        • Cuenta
          • FBL1N - Visualizar/Modificar partidas

F-53

Transacción F-53 - Pago manual de acreedores

Transacción del módulo FI-AP utilizada para registrar pagos manuales a acreedores compensando partidas abiertas.

Esta transacción consta de 3 partes fundamentales

Datos de cabecera: se indica la sociedad, fechas, moneda y clase de documento.

F-43

Transacción F-43 - Registrar facturas de Acreedores

Transacción clásica para la contabilización de facturas de acreedor. Esta transacción trae propuestos los siguientes datos:

• Clase de documento KR
• Clave de contabilización 31 (imputación de acreedores al haber).

Puede acceder a la Transacción F-43 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores
        • Contabilización
          • F-43

FK01

Transacción FK01 - Crear Acreedores

Transacción utilizada en SAP para crear acreedores en el segmento General y en el segmento Sociedad.

Para crear un acreedor es necesario indicar el Grupo de Cuentas y la Sociedad. Si el grupo de cuentas se gestiona con numeración externa, será necesario indicar el número de acreedor a crear. Si no se completa el campo sociedad, solo se creará en el segmento General.

Los acreedores se pueden crear con copia de otro acreedor, en este caso solo se copiaran los datos de sociedad pero no lo datos generales.

Puede acceder a la Transacción FK01 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores
        • Datos maestros
          • FK01 - Crear

Datos bancarios: se completa con la cuenta de mayor del banco y el importe.

Datos del acreedor y selección de partidas abiertas

Puede acceder a la Transacción F-28 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Acreedores
      • Contabilización
        • F-53 - Salida de pagos

CUENTAS DE MAYOR

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

Area de Ventas

Unidad organizativa de SD responsable de la emisión y reclamación de mercaderías o servicios a los clientes.

Es una conjunción de una organización de ventas, canal de distribución y sector.

El área de ventas es una combinación de tres estructuras organizativas propias del módulo de SD:

• La organización de ventas
• El canal de distribución
• El sector

Dentro de la organización de ventas cada sociedad define unas necesidades de venta específicas.

Dependiendo de la organización de ventas, habrá uno o más canales a través de los cuales se servirá el producto o servicio al cliente.

Finalmente, cada organización de ventas tendrá uno o más sectores, asociados a su vez también a uno o más canales, cuyo fin será servir de agrupación de productos de la empresa.

Oficinas de Ventas

Término que se refiere a la localización física desde la cual se gestionan las operaciones de ventas de una determinada Zona de ventas.

La definición de las Oficinas de ventas permiten localizar las operaciones comerciales y éstas a su vez con los vendedores asociadas a las mismas.

Su ingreso es solicitado al momento de registrar cualquier documento de venta.

SD

Módulo de SAP de Ventas y Distribución.

SAP SD se compone de varios componentes también llamados sub-módulos que presentamos a continuación:

SD-BF: Funciones Básicas y Datos Maestros en el procesado de Ventas y Distribución. Así mismo, se subdivide en varios componentes – Precios, Output…

SD-BF: Precios y Condiciones.

SD-BF-EC: Cargos Extra.

SD-BF-CM: Comprobación de Disponibilidad y Requerimientos en Ventas y Distribución. También, Gestión de Créditos y Riesgos.

SD-BF-AS: Clasificación de Materiales.

SD-BF-OC: Determinación de la Producción.

SD-SLS: Ventas

SD-SLS-OA: Planificación de Acuerdos para Proveedores de Componentes.

SD-FT: Gestión de Aduanas

SD-BIL: Facturación y Procesamiento de Pago por Tarjeta

CAS Soporte a Ventas: Venta ayudada por Ordenador

SD-EDI: Intercambio de Datos Electrónicos e Intercambio de Idocs.

LE-SHP: Envíos (Shipping)

LE-TRA: Transportes

SD-IS-REP: Informes y Análisis

Las áreas principales que este módulo cubre son:

Actividades de Pre-venta, incluyendo peticiones y presupuestos.

Procesado de órdenes de venta, incluyendo creación de órdenes de venta (SO).

Tramitación de envíos y generación de la documentación y recibos relacionados.

Facturación, incluyendo documentación relacionada y creación de facturas.

Ventas y Distribución (SD) está integrado y se comunica con otros módulos fundamentales de SAP: FI, CO, MM, PP… Esta integración es uno de los factores que hace que SD sea un módulo complejo. Para que nos hagamos una idea más clara del funcionamiento de este módulo, vamos a describir a continuación un proceso de venta y cómo éste se integra en SD.

* Actividades de Preventa:

La preventa comienza cuando un cliente o un prospect pide información a través de cualquier medio acerca de un producto o servicio ofrecido por la compañía. Esta petición es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de un Documento de Petición o un Documento de Presupuesto.

* Procesado de Órdenes de Venta:

El Documento de Petición que se había creado anteriormente es enviado a nuestro cliente, de tal forma que pueda hacer efectivo su procedimiento de compra. En este punto, el cliente podría querer negociar los términos de pago, precio, fechas o cualquier otro aspecto reflejado en el documento original creado a través de SAP.

* Gestión de Inventario

Tal como ha quedado reflejado en la Orden de Venta y de acuerdo a los deseos del cliente, el producto o servicio debe estar disponible para una fecha concreta. Para llevar esto a cabo, contamos con las siguientes opciones:

Si es un producto, tomarlo del stock disponible en el almacén. En esta fase, el módulo SD podría tener que lanzar órdenes de reubicación de stock entre almacenes.

Lanzar una orden de producción para producir el producto o servicio en las instalaciones de la compañía.

Lanzar una orden de compra del producto a los proveedores de la compañía.

Y es precisamente en este punto donde se produce la integración con los módulos Planificación de la Producción (PP) y Gestión de Materiales (MM).

Organizaciones de Compras

Unidades de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de la gestión de compras.

Se encargan del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocian condiciones de compra con los proveedores y son responsables de todas las operaciones inherentes a este proceso.

Las Organizaciones de compras por constituir parte de la estructura de la Compañía es definida y aplicada a la misma mediante la parametrización de SAP, siendo su gestión atribución de los Consultores.

SAP MM Estructura de la Organización de Compras

Teniendo presente que la estructura organizativa de una empresa y la definición de cada uno de sus componentes se diseña de acuerdo a sus objetivos estratégicos, encontraremos que cada uno de sus componentes se encontrará relacionado con el fin de satisfacer todos los escenarios de procesos de negocios.

A continuación se mencionan los distintos componentes de dicha estructura:

• Sociedades
• Organizaciones de Compra
• Centros
• Grupos de Compra

Según sean asociados y se orienten las operaciones de adquisición podremos clasificar la estructura de compra con las siguientes variantes:

• Compras Centralizadas
• Compras descentralizadas

En el primer caso, cada Organización de Compra y Grupo de Compra se hacen cargo de las adquisiciones de cada Sociedad, mientras que el último, una misma Organización de Compras y/o Grupo de Compra puede hacerse responsable de varias Sociedades.

XK02

Transacción mediante la cual se modifica un proveedor con todas sus vistas (general, sociedad, organización de compras).