✒️SAP FI Crear datos maestros de deudores y acreedores

Lección: Crear datos maestros de deudores y acreedores

En esta lección se ve como crear datos generales y datos dependientes de la sociedad.

Introducción a los datos maestros

Los datos maestros de deudores y acreedores son muy similares y poseen una estructura que consta de tres segmentos:

• Datos generales: Corresponden a los datos propios del deudor o acreedor. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedad FI. Algunos datos pueden ser Nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, etc.
• Datos de sociedad: se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades. Los datos dependientes de la sociedad pueden ser la cuenta asociada a la contabilización, datos de tesorería, tipo de retenciones, etc.
• Datos comerciales: En el caso de clientes, es segmento se denomina Área de ventas y corresponde a los datos de facturación y expedición del módulo de SD. En el caso de proveedores, el segmento se denomina Organización de compras y correspode a los datos de condiciones de compra y recepción de mercadería del módulo de MM.

Para poder generar contabilizaciones en el módulo FI solo es necesario completar los datos de los segmentos General y Sociedad:

1. Creación de datos maestros

Cuando se crea un dato maestro tanto de deudor como de acreedor, nos encontramos con los siguientes datos:

Numero de deudor / acreedor

Según la configuración del grupo cuentas, este dato puede completarse con una numeración externa o si es interna se debe dejar vacío para el sistema determine el número.

Grupo de cuentas

El grupo de cuentas se utiliza para clasificar a los distintos grupos de deudores / acreedores. Esta clave de grupo determina lo siguiente:

• Rango de numeración: si la numeración es externa la asigna el usuario y puede ser alfanumérica. Si es interna la determina el sistema.
• Acreedor / Deudor única vez (CPD): Los datos maestros de una cuenta CPD no contienen datos específicos, si no datos maestros genéricos. Este se usa cuando se tiene relaciones esporádicas con un interlocutor.
• Status campo: determina que campos son obligatorios, opcionales u deben estar ocultos.

2. Datos maestros de acreedores

Para crear un proveedor debemos ir a >Finanzas >Gestión financiera >Acreedores >Dato maestro >Crear y accedemos a la Transacción FK01.

Una vez ingresado los datos de Sociedad y Grupo de cuentas en la pantalla de inicio espesamos a completar en orden diferentes solapas.

Solapa datos generales - Dirección

Los campo más relevantes son:

• Nombre: corresponde al nombre o razón social de la empresa.
• Concepto de búsqueda: Este campo está presente en los matchcode de búsqueda. Habitualmente en este campo se pone el nombre de fantasía de la sociedad.
• Dirección: son los datos del domicilio del acreedor.
• Comunicación: son los diferentes datos para comunicarse con el acreedor.

Solapa datos generales - Control

Contiene datos impositivos del proveedor y si también es cliente la vinculación con el dato maestro de deudor. Los campo son:

• Cliente: indica como se vincula con los datos maestro de clientes.
• Nro. identificación fiscal: se utiliza para guardar el número de identificación fiscal (nacional).
• Nro. identificación fiscal 2: se utiliza para guardar otro número de identificación fiscal (provincial).
• Tipo NIF: Indica la clasificación del nro. identificación fiscal 1, o sea si es CUIT, documento, pasaporte, ect.
• Clase de impuesto: Identifica la clasificación fiscal del acreedor, inscripto, exento, comsumidor final, etc.

Solapa datos generales - Cuenta bancaria

Contiene los datos bancarios de un acreedor, los campos a rellenar son:

• País: indica el país en cual esta radicada la cuenta bancaria.
• Clave banco: identifica el código del banco
• Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria que posee el proveedor.

Solapa datos de sociedad - Gestión de cuenta

Aquí se ingresan los datos específicos para una sociedad en particular, algunos campos son:

• Cuenta asociada: es la cuenta a la cual se imputará en el Libro mayor las operaciones con el acreedor.
• Grupo de tesorería: código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
• Nro. cuenta anterior: este campo se utiliza para guarda el código que posee el acreedor en otro sistema.

Solapa datos de sociedad - Pagos

Algunos campos a completar son:

• Condición de pago: está condición de pago es la que será propuesta la momento de registrar un documento con el proveedor.
• Verificación factura doble: verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez.
• Vías de pago: es el tipo de pago con el cual se le van a realizar los pagos al acreedor. Estos datos también son propuesto al momento de cada documento.
• Banco propio: determina con que banco la sociedad le pagará al acreedor.

3. Datos maestros de deudores

Para crear un cliente debemos ir a >Finanzas >Gestión financiera >Deudores >Dato maestro >Crear y accedemos a la Transacción FD01.

Una vez ingresado los datos de Sociedad, Grupo de cuentas y código de deudor en la pantalla de inicio nos muestra una pantalla para cargar los datos generales en distintas solapas.

Solapa datos generales - Dirección

Los datos a completar son muy similares a los datos maestros de acreedores.

Solapa datos generales - Datos de control

Los datos más importantes que se ingresan aquí son los datos fiscales del deudor y si el deudor es también un acreedor.

Solapa datos generales - Datos bancarios

En general contienen los mismo datos que los acreedores. También posee un campo llamado Pagador alternativo, este se utiliza cuando es necesario realizarle un pago a alguien distinto del que se contrajo la deuda.

Para acceder a los datos de sociedad debemos presionar el icono Datos de sociedad. Para luego habilitarse las diferentes solapas.

Solapa datos sociedad - Gestión de cuenta

El dato más importe en la cuenta asociada en la cual se imputarán las operaciones que se realicen con el deudor.

Solapa datos de sociedad - Pagos

Son valores propuestos que se almacenan en el dato maestro y estarán presentes en las operaciones que se registran en el deudor.

Información adicional

Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o de acreedor de una sociedad a otra. Las transacciones son RFBIDE10 para clientes y RFBIK10 para proveedores.

Preguntas

Respuesta Instructor:

Hola Pablo,

Exacto, se crea el dato maestro del proveedor con datos mínimos como un nombre genérico, por ejemplo, Fondo Fijo Administración, y se le asignan los datos correspondientes a sociedad como cuenta asociada, etc.

Luego, cada vez que vayas a ingresar una factura de un proveedor de fondo fijo, se ingresan los datos del proveedor como nombre, dirección y datos fiscales (solo los datos que sean necesarios para la empresa).

Los beneficios de este tipo de proveedores es no tener una cuenta corriente por cada proveedor sino poder verlo todo junto, el mejor ejemplo son los fondos fijos donde es necesrio ver todos los comprobantes juntos para hacer la reposición del mismo.

Otro caso que se utiliza mucho son en facturas menores, esporádicas y de contado, donde el comprobante se ingresa y se cancela y no es necesaria una cuenta corriente ni un dato maestro especifico.

Si queres probar como funciona, podes ingresar una factura por FB60 con el proveedor 10010. Te paso una pantalla de los datos adicionales que solicita el sistema.

Nancy buenas tardes, me había quedado una pregunta colgada en los apuntes, ¿cóomo es el funcionamiento del Acreedor eventual o esporádico?

Hola Juan Pablo,

El banco propio es un dato que vamos a ver cómo se utiliza en la unidad 4 cuando veamos pagos. Igual, te cuento de que se trata. Cada uno de los bancos con los que opere una empresa se lleva en SAP como banco propio. Cuando se asigna en el maestro de acreedor es para utilizarlo en los pagos automáticos.
El programa de pagos automáticos busca el banco con el cual pagar, primero en las facturas, sino no lo encuentra lo busca en el maestro, sino lo encuentra utiliza una jerarquía de bancos o simplemente queda como excepción a la espera de que se le asigne un banco con el cual pagar.
Resumiendo, el banco que asignas al acreedor, es el banco con el que preferentemente le pagarás, pero no necesariamente será ese.
En la configuración, el banco propio tiene asignada la cuenta de mayor en la cual imputará el pago.

Respecto al grupo de tesorería es simplemente una clasificación del acreedor. Esto se utiliza en una transacción de tesorería (FF7A) que muestra un cash flow. Ese reporte va desde lo general a lo particular, por ejemplo, lo primero que dice es cuanto debes por moneda. Luego haces un segundo desglose y te dice cuanto debes por grupos de tesorería (por ejemplo acreedores locales, acreedores de servicios, acreedores del exterior) si elegís una de estas clasificaciones luego podes saber que acreedores y qué facturas forman el importe del grupo de tesorería seleccionado.

Saludos!

Nancy

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Consulta Alumno:

Hola Nancy, como estás?

podrías contarme un poco más acerca del campo "banco propio" ? como funcionaría? se le asigna una cuenta mayor de banco y siempre que se pague se indica que salga el dinero de la misma?

Con respecto al campo grupo de tesoreria, podrías darme un ejemplo de como se usa? Es similar a una cuenta asociada?

saludos cordiales,

Juan Pablo

Respuesta Instructor:

Hola Rogelio,

Hemos visto en esta lección que los datos maestros tienen distintos segmentos. Con la transacción XD01 se crean los tres segmentos. El General, el de Sociedad y el área de ventas.

Con la transacción FD01 se crean solo los primeros 2 segmentos, General y sociedad. Con estos dos segmentos podemos operar con el deudor en el módulo FI. El segmento área de ventas unicamente es necesario para el módulo SD (ventas).

También se pueden crear de manera descentralizada. primero se crea un segmento con una transacción y luego se añade el segmento faltante con la otra transacción. En cualquiera de los casos vamos a estar trabajando con el mismo deudor.

Saludos!

Nancy

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Consulta Alumno:

hola nancy en la empresa en que laboro se utiliza la transacción xd01 para la creación de deudores, aquí en este tema se propone la fd01, cual es la conveniencia de usar una u otra transacción o cual es la diferencias básica entre ellas.

gracias por la atención y buen día!!!