✒️SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia

LECCION: CONTROL DE MODIFICACIONES Y GRUPOS DE TOLERANCIA

1-GRUPO DE TOLERANCIA

En SAP se pueden definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de tolerancia.

En los grupos de tolerancia se pueden definir limites máximos para los siguientes conceptos:

-Importe total por documento

-Importe por posición de deudor / acreedor

-Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia.

La moneda en la que se especifican los importes es la moneda local de la sociedad.

TRANSACCION SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financiera nuevo>Documento>Grupos de tolerancia>Definir grupos de tolerancia para empleados

Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.

A los usuarios que no hay sido asignados a ningún grupo de tolerancia especial se les aplican los calores del grupo de tolerancia "en blanco". Este es el grupo de tolerancia por defecto.

IMPORTANTE : Todas las sociedades tienen que tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos.

2- CONTROL DE MODIFICACIONES

Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas, fechas de documento y contabilización, clases de documento, etc.

Sin embargo hay muchos campos si se pueden modificar y dependiendo de las distintas reglas configuradas algunos campos podrán ser modificables. Estas reglas pueden estar predefinidas por el sistem o pueden configurarse por usuario.

Para poder realizar los cambios mencionados es necesario parametrizar el Control de Modificaciones.

Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo puede modificarse el texto de cabecera y la referencia.

TRANSACCION SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financiera nuevo>Documento>Reglas de modificación de documentos>Reglas modificación documentos, cabecera documento / posicicón documento.

Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:

-Clase de cuenta: permite definir reglas para qué clase de cuenta el campo será modificable. Si para deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si se deja el campo en blanco será válidos para todas las clases de cuentas.

-Clase de operación: Las clases de operación sólo se utilizan para opraciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos. (Operaciones con CME)

-Sociedad: Si el campo está vacio, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades.

El sistema trae predefinidos ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:

-El periodo contable este abierto, una vez que el periodo se haya cerrado el campo no será modificable.

-La posición de documento no se haya compensado

-La posición de documento es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor.

-El documento no debe ser un abono de una factura.

-El documento no debe ser un abono de un anticipo.

Como consultores debemos tener en cuenta 3 campos de la posición que pueden ser útiles para guardar algun tipo de información, estos campos se llaman:

clave de referencia 1

clave de referencia 2

clave de referencia 3

estos campos son de libre entrada pero tienen que estar disponibles en los grupos de status campo de la cuenta como tambien en los grupos de status campo de la clave de contabilización y además deben estar como campos modificables, la utilidad de estos campos suelen ser diversos por ejemplo, permite al usuario completar con alguna información que luego será utilizada por algún programa o para visualizarlo en reportes también nos permite guardar alguna información por sustitución, o nos permite leer algun archivo y modificar este campo con algun dato obtenido de ese archivo por ejemplo si estamos leyendo un archivo que nos envia el banco con datos de cobranzas, en alguno de estos campos podriamos guardar algun numero de identificación de la cobranza que nos envia el banco.

FB02

Una vez que se habilita el campo para se rpasible de modificaciones se podrá acceder al documento por medio de la transacción FB02 y realizar las modificaciones pertinentes.

LOG DE MODIFICACIONES

Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (Transacción SA38). En este informe, tiene opciones de selección incluyendo la sociedad, los números de documento, el ejercicio, la fecha de modificación y el nombre de usuario de la persona que realiza la modificación.

Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en el log la siguiente información:

-El campo que se ha modificado

-Los valores nuevos y antiguos

-El usuario que ha realizado la modificación

-El momento y la fecha de la modificación

3-VALORES PROPUESTOS

A continuación describiremos varias opciones que permitirá que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.

-Parámetros en el usuario

Por medio de la transacción SU01 se administran los datos de un usuario. Se especifican sus datos de indentificación como nobmre, apellido, dirección y se definen cuales son los roles y perfiles que se le asignan al usuario. Adicionalmente, se pueden especificar ciertos valores de propuesta.

Por ejemplo si un usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, un único plan de cuentas, una Sociedad CO, todos ellos ( y muchos otros objetos mas) pueden definirse como valores propuestos. De esta manera, al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de selección de un reporte el sistema le propondrá los valores que tenga almacenado en su usuario.

Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de Parámetro que representa al valor que deseamos proponer. Por ejemplo, el ID de Parámetro para sociedad FI es BUK.

¿Como conocer el Id de parámetro?

El ID de parámetro se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo que deseamos proponer. Por ejemplo, nos posicionamos en un campo Sociedad, en cualquier transacción, presionamos F1 para visualiar la ayuda del campo y luego presionamos el ícono Herramientas. Si en los datos técnicos que nos muestra el ícono Herramientas se encuentra el ID de Parámetro entonces podremos ingresarlo en el dato del usuario.

Una vez que conozcamos el ID de Parámetro solo debemos asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta.

Esta tarea la realizan los consultores basis pero los consultores funcionales debemos conocer cuales son los ID de Parámetros que podemos asignarle a un usuario.

FB00-OPCIONES DE TRATAMIENTO

Existe otra transacción que la admiinistra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Parte de esta transacción ya la conocemos y la hemos visto en las opciones de tratamiento de las transacciones Enjoy

Dentro de la transacción FB00 encontraremos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de lineas para los pagos y muchas otras opciones más.

Para conocer las alternativas que presenta esta transacción solo hay que probarlas y operar en el sistema para ver como se comportan los cambios.

4-VALORES PROPUESTOS DE CUSTOMIZING

Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento

En este punto del customizing se permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables.

Estos datos de propuesta se especifican por código de transacción.

Por ejemplo, al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de documento DR y la clave de contabilización 01. Se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción.

TRANSACCIÓN OBU1

IMG>Gestion FinanceraNuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financiera nuevo>Documento>Valores propuestos>Definir valores de propuesta.

Propuesta de Ejercicio

Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualiación de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema usa el último año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.

Esta opción solo es logica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documento dependientes del año.

TRANSACCION SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financiera nuevo>Documento>Valores propuestos>Permitir propuesta de ejercicio.

Propuesta de Fecha Valor

Durante el registro de posiciones de documento eventualmente será necesario introducir una fecha valor (habitualmente en las imputaciones relevantes para Tesoreria). En esta opción de menú se podrá especificar, para cada sociedad FI, si debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.

TRANSACCIÓN SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financiera nuevo>Documento>Valores propuestos>Proponer fecha valor.

CONTROL DE MENSAJES

En muchas ocasiones, mientras estamos operando en el sistema hemos visto que SAP muestra mensajes de diferente tipo. Nos podemos encontrar con las siguientes clases de mensajes:

Informativos

Advertencia

Errores

Hay determinados mensajes que pueden cambiarse. Por ejemplo, un mensaje de advertencia puede convertirse en un mensaje de error o incluso desactivarse.

Los mensajes están codificados con un área funcional (generalmente los primeros dos caracteres) y un número de mensaje. Podemos encontrar esta parametrización en varios puntos del customizing. A continuación se describe un ruta para acceder:

TRANSACCION OBA5

IMG>Gestión Financera Nuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financera nuevo>Documento>Valores Propuestos>Modificar control mensajes para tratar documentos

como modificar un mensaje:

1- Debemos identificar el código del mensaje EJ F5192

2Luego accedemos al customizing y completamos con el área funcional que corresponda EJ F5

3 Si el mensaje que necesitamos modificar no se encuentra en la lista, debemos ingresarlo con el botón Entradas Nuevas.

4 Por último se modifica el mensaje completando con el status que deseemos. Al modificar el status podremos determinar si será válido solo para un usuario o para todos (campo enblanco), y además podremos seleccionar el status del mensaje en una transacción de diálogo o en un batch input.

El código del mensaje es muy importante de identificar, esto nos da la pauta de si es un mensaje estandar o un mensaje z generado como resultado de una validación, si no lo encontramos lo buscamos en el service market place o utilizar el buscador web para ver si hay información al respecto, muchas veces nos encontramos con errores no solo en la operatorio sino al momento de parametrizar algo, quizas el error se origina en una parametrización errónea que se haya realizado previamente, pero nos damos cuenta de esto cuando avanzamos en sucesivas parametrizaciones es por eso que es muy aconsejable ir documentando cada parametrización realizada y en el orden realizado.

TABLAS IMPORTANTES

T043S

Contiene las tolerancias para grupos de cuentas de mayor.

T043 contiene la Asignación de los responsables a los grupos de tolerancia.

TBAER contiene las reglas de modificación de documentos