✒️SAP FI Las compensaciones de Cuentas de Mayor

Unidad 2: Lec08 _ Compensaciones Cuentas de Mayor

Compensaciones con saldo cero = Compensación de cuentas contables

Compensaciones parciales Unidad 4.

SAP FI Clases de Documentos y Claves de Contabilización

Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental. En los datos de cabecera es la clase de documento y en las posiciones el principal campo de control es la clave de contabilización.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de ninguna sociedad en particular.

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

• Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar, es decir, si permite imputaciones en cuentas de mayor, de acreedores, deudores o activos fijos.
• Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.

Las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación se está realizando, si es un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones

• Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
• Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME
• Controlar el status campo de la imputación.

CUENTA CONTABLE

Término que se refiere a las cuentas de mayor en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

PARTIDAS ABIERTAS

En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.

Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.

En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.

Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:

• F-03 para compensar cuentas de mayor
• F-44 para compensar acreedores
• F-32 para compensar deudores

En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.

F-03

Transacción del módulo FI que permite compensar partidas abiertas de cuentas de mayor.

Para utilizar esta transacción será necesario indicar de manera obligatoria los siguientes datos:

• La cuenta de mayor que se desea compensar
• La fecha de compensación
• La sociedad
• Y la moneda de compensación

Además como datos adicionales se podrán establecer filtros o criterios de delimitación para acotar la cantidad de partidas a compensar, como por ejemplo, fecha de documento, número de documento, referencia, etc.

Un dato a tener en cuenta es que no se podrá elegir la clase de documento de compensación y el sistema de manera estándar utilizará la clase de documento AB.

Opciones de tratamiento

Partidas de color negro que significan que aún no han sido compensadas.

Partidas de color azul, son partidas que el usuario las eligió para ser tratadas.

En opciones de tratamiento podemos configurar para que todas las partidas aparezcan de color azul como si fuéramos a tratarlas todas y posterior desmarcamos las que no vamos a necesitar, o podemos configurar para que todas vengan sin seleccionar (color negro) y después seleccionamos las que vamos a compensar.

Para esto debemos ingresar a opciones de tratamiento y marcar en partidas inicialmente activas.

Adicionalmente podemos utilizar los iconos de la transacción:

Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque éste documento puede no contener posiciones, tal como lo muestra la imagen 2.8.5.

Documento de Compensación

Documento que se registra para compensar partidas abiertas.

Un documento de compensación puede no contener posiciones ya que solo se utiliza para vincular las partidas relacionadas.

También se denomina Documento de compensación a los documentos de pagos o cobranzas que compensan documentos abiertos o pendientes.

Asiento Contable

Es la inscripción que se realiza en un libro de contabilidad y que permite anotar un movimiento que refleja un hecho contable o económico.

En SAP, un asiento contable es un documento contable que refleja su saldo en la Contabilidad General. Cada documento contable se identifica por un número, el ejercicio y la sociedad.

Los documentos contables se realizan por procesos manuales o procesos automáticos provenientes del módulo FI u otros módulos como SD, MM o HR.

Número de Documento

Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento.

En general y como concepto global para SAP, la numeración de un documento depende de la clase de documento que se utilice para la registración del mismo.

En el caso del Módulo FI, un documento se identifica por 3 campos que son unívocos:

• Sociedad
• Número de documento
• Ejercicio

Los números de documento se pueden repetir por año fiscal y esto dependerá de cómo estén creados los rangos de números.

Los documentos FI se pueden visualizar con la transacción FB03.

En el caso del Módulo MM, en general el número de documento queda definido por ese sólo dato, o bien, para los movimientos de mercadería a dicho número se asocia el Ejercicio correspondiente.

Para visualizar los documentos MM se requiere de transacciones diferentes para cada uno de ellos (ME53N, ME3N, MIGO, MIR4, entre otros).

Contabilización con compensación

FB05

Transacción FB05 - Contabilizar y compensar

Transacción utilizada en SAP para realizar las siguientes operaciones:

• Entrada de pagos
• Salida de pagos
• Notas de crédito
• Traslado con compensación

Esta transacción permite compensar partidas de deudores, acreedores o cuentas de mayor y además registrar el saldo de las partidas compensadas en otras cuentas de contrapartida.

CLASES DE CUENTAS

En SAP existen las siguientes clases de cuenta que se utilizan para identificar la clase de cuenta que corresponde a la posición de un documento contable:

• S: Cuenta de mayor
• K: Cuenta de acreedor
• D: Cuenta de Deudor
• A: Cuenta de activos fijos

FB03 = Menú entorno = utilización del pago, para visualizar todas las partidas que se han compensado.

Compensaciones automáticas

F.13

Transacción del módulo FI que permite realizar compensaciones masivas en cuentas de deudor, acreedor y cuentas de mayor.

Las cuentas que se pueden compensar con esta transacción deben estar definidas por parametrización, donde además se indica cuales son los criterios de compensación.

Los criterios son campos del documento, como por ejemplo, importe, asignación, centro de beneficio, fecha de documento, etc.

Si las partidas abiertas cumplen con los criterios definidos y suman cero, se compensarán de manera automática.

La transacción se puede ejecutar en modo test para visualizar los resultados previo a la ejecución real. También, se pueden programar jobs para que el programa se ejecute con cierta periodicidad.

MODO TEST

Modalidad que permite ejecutar un programa para visualizar y simular los posibles resultados.

Generalmente el modo test es un tilde en la pantalla de selección del programa. Al eliminar el tilde, el programa se ejecuta en modo real y genera las contabilizaciones que tiene previsto.

Ejemplos de programas que se pueden ejecutar en Modo test:

• Valoración en moneda extranjera
• Ejecución de amortizaciones
• Arrastre de saldos

En el módulo avanzado se explica todo lo referente a la parametrización para ejecutar esta función.

TIPO DE CAMBIO

Es el valor o la relación de valor entre dos monedas.

El tipo de cambio se utiliza para convertir una operación realizada en una determinada moneda, a valores de otra moneda.

A su vez, pueden existir diferentes tipos de cambio para una misma relación de moneda. A cada una de estas posibles relaciones se la denomina Tipo de Cotización. Ejemplo, Tipo de Cambio Comprador, Vendedor, Oficial, promedio, etc.

Tipo de Cotización

Pueden existir diferentes tipos de cambio para una misma relación de moneda. A cada una de estas posibles relaciones se la denomina Tipo de Cotización. Ejemplo, Tipo de Cambio Comprador, Vendedor, Oficial, promedio, etc.

El tipo de cambio es el valor o la relación de valor entre dos monedas.

Los tipos de cambio para cada tipo de cotización se ingresan diariamente desde la transacción OB08.

SAP FI Valoración de Moneda Extranjera

La valoración es necesaria si las cuentas contienen partidas registradas en una moneda extranjera. Los importes de estas partidas, cuando se contabilizan, se convierten en moneda local utilizando el tipo de cambio del momento.

Probablemente, al momento del cierre, el tipo de cambio de las partidas sea diferente al que se convirtieron originalmente y las partidas tendrán que valorarse a cierre de periodo.

Con el programa de valoración se valoran las partidas o saldos utilizando el nuevo tipo de cambio generando una diferencia de valoración que se contabiliza para ajustar la contabilidad a los valores actuales.

Para llevar a cabo una valoración de moneda extranjera, se deben realizar ciertas tareas como:

• Verificar los tipos de cambio de cierre
• Definir los métodos de valoración
• Definir las cuentas de pérdidas y ganancias para las diferencias de cambio generadas por la valoración y también, hay que especificar las cuentas de Ajuste de Balance para las cuentas de créditos y deudas y cuentas que se gestionan por partidas abiertas.

Anulación de compensaciones

FBRA

Transacción FBRA - Anular compensaciones

Transacción utilizada en SAP para anular documentos de compensación. Para ejecutar esta transacción solo es necesario agregar la identificación del documento a anular (Número de documento, sociedad y ejercicio) y presionar el botón Guardar.

Las anulaciones de las compensaciones contabilizan documentos de anulación y también se deberá indicar el motivo de anulación, 01 para anular en periodo actual y 02 para anular en periodo cerrado.

Puede acceder a la Transacción FBRA utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Libro mayor
        • Documento
          • FBRA - Anular compensación

Motivo de Anulación

Clave que identifica el motivo por el cual se anula el documento. El motivo de anulación posee controles sobre las fechas de anulación pudiendo seleccionar las siguientes opciones:

• 01 - Periodo Actual: al completar este motivo de anulación, el sistema anula con la misma fecha en que se contabilizó el documento original.
• 02 - Periodo Cerrado: en este caso es necesario indicar la fecha con la que se registrará la anulación, ya que no se puede utilizar la fecha original por encontrarse en un periodo cerrado.

FBV0

Transacción FBV0 - Contabilizar / Borrar

Transacción utilizada en SAP para tratar posteriormente documentos preliminares. Desde esta transacción se pueden modificar, borrar o contabilizar los documentos preliminares.

Se puede acceder a la transacción completando el número de documento preliminar, sociedad y ejercicio o se puede acceder con el botón Lista de Documentos que permite listar por determinados parámetros comos clase de documento, fechas, usuario.

Puede acceder a la Transacción FBV0 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Libro mayor
        • Documento
          • Documentos preliminares
            • FBV0 - Contabilizar/Borrar

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