✒️SAP FI Las compensaciones de Cuentas de Mayor
SAP FI Las compensaciones de Cuentas de Mayor
Se puede utilizar esta función para compensar operaciones del Debe y el Haber cuyo saldo es cero. Este concepto de compensación de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde tenemos facturas que se compensan con pagos o notas de créditos. Aquellas partidas que estén abiertas son las que formarán el saldo contable de una cuenta.
Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la Provisión de facturas a recibir, donde la composición de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aún no se han recibido. En SAP, hay dos formas de compensar las cuentas:
· Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o más posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo, si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.
Compensación de CuentaTal como mencionamos anteriormente, un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse. Realizar dicha compensación implica tomar dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si
Cuando ingresemos a la transacción, estaremos accediendo a la pantalla de selección de datos. La pantalla de selección solicita los siguientes datos:
· Fecha en que se registrará la compensación.
· Moneda en la cual se contabilizará la operación.
El sector Otras Delimitaciones nos permitirá acotar la búsqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene marcado con la opción Ninguna lo que hará que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. En cambio, si filtramos, por ejemplo, por fecha de contabilización, se abrirá una nueva ventana que permitirá ingresar el rango de fechas correspondientes.
Presionando Enter o el icono de confirmación accederemos a la siguiente pantalla. El sistema mostrará todas las partidas pendientes, si los importes de las partidas están en color negro significan que aún no han sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas.
Iconos importantes dentro de esta transacción· Permite des-seleccionar todas las partidas.
· Permite buscar algún documento. Cuando se presione este ícono se abrirá una nueva ventana para ingresar el campo por el cual se desea realizar la búsqueda.
· Permite activar partidas para ser compensadas las partidas seleccionadas (colocar en azul).
Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero se deberá acceder a: Menú à Documento à Simular, para ver el asiento que el sistema realizará.
La simulación permite verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos, verifica que el asiento este balanceado, valida que no falten datos obligatorios. La simulación también nos permite ver cómo quedará el asiento.
Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque este documento puede no contener posiciones. Se deberá grabar la operación para que la compensación se registre.
El número de documento de compensación se guarda en las partidas que se compensaron. Si visualizamos el documento 1200000000 / 3000 / 2010 veremos que en la posición correspondiente a la cuenta 220101 se guardó el número de documento 100000006 que generó la compensación.
Si estamos visualizando un documento compensado y hacemos doble clic en el documento de compensación, accederemos a visualizar el mismo.
Contabilización con compensaciónLa diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad, es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Esta forma de contabilizar y compensar simultáneamente tiene las siguientes características:
· La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
Al igual que en las operaciones de Solo compensar, a la derecha de la pantalla tenemos las opciones que nos permiten delimitar la cantidad de partidas abiertas que nos mostrará el sistema.
La pantalla que vemos aquí es idéntica a la que vimos en el punto anterior, en las operaciones de solo compensación.
Seleccionaremos dos partidas abiertas, recordemos que cuando los importes están en color azul es porque están seleccionadas para ser compensadas. Los documentos con los importes en color negro no serán considerados en la compensación.
Como ambas partidas seleccionadas poseen el mismo signo (ambas son positivas), nos queda una diferencia por ingresar de $2.500.-. Este importe será el que vamos a ingresar en la cuenta del banco francés. Presionamos el ícono de Resumen de Documentos para ingresar los datos de la contrapartida.
Ingresaremos los datos de la nueva posición comenzando con la clave de contabilización y la cuenta de contrapartida, en nuestro ejemplo, es la cuenta del banco francés. Para este caso en particular ingresamos la clave de contabilización 40 porque las partidas que seleccionamos también son positivas, o sea están en él debe, al compensarlas las estaremos pasando al haber, por lo tanto nuestra contrapartida debe ir al debe.
Otro punto que nos puede ayudar a determinar la clave de contabilización es el saldo del campo Sin Asignar, ese saldo negativo representa a las partidas seleccionadas por lo tanto necesitamos ingresar un saldo positivo para que el asiento quede balanceado. Presionando Enter pasaremos a la siguiente pantalla donde continuaremos completando los datos de la posición de contrapartida.
No es necesario que completemos el campo importe con el valor de la pantalla de tratamiento de partidas abiertas, colocando un asterisco (*) y presionando Enter el sistema completa automáticamente el importe de acuerdo a la selección de partidas que hayamos hecho.
Una vez que hayamos completado el importe, tenemos varias opciones para continuar:
· En la parte superior de la pantalla (Barra de herramientas de la transacción) tenemos dos íconos importantes:
o Tratar PAs: Tratar Partidas abiertas (las que ya hemos seleccionado antes) y nos llevará a la pantalla de tratamiento de partidas. Al retornar a esta pantalla veremos que se ha modificado el Status de Tratamiento y que el campo Importe Entrado ha tomado el valor de la posición de contrapartida. El campo Asignados tiene el valor de las partidas compensadas y el campo Sin Asignar se encuentra en cero, lo cual nos indica que podemos grabar el documento.
Antes de finalizar con la operación, simulamos el documento para visualizar como quedarían las posiciones dentro del documento. Si presionamos en icono Resumen de documento solo veremos la posición que ingresamos manualmente (Banco Francés), en cambio sí realizamos la simulación, veremos la o las posiciones que genera el sistema por la compensación de las partidas.
Recordemos que la simulación muestra cómo quedará un documento, contemplando la contabilización de las partidas automáticas. Es muy común que en las compensaciones se registren diferencias por Tipo de Cambio. Accedemos a Menú à Documento à Simular.
Para finalizar grabamos el documento. El número de documento que se genere se guardará en las posiciones compensadas del Banco HSBC. Si vemos un reporte de partidas individuales del Banco Francés lo veremos identificado con este mismo número de documento generado. Pueden realizarse compensaciones parciales, pero este tema lo abordaremos en la unidad 4 en las lecciones de pagos.
Compensaciones AutomáticasLas compensaciones automáticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización, donde se especifica bajo qué criterios deberán compensarse. Dependiendo de la cuenta de mayor y de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta definición.
Ejemplos muy claros de compensaciones automáticas son las cuentas de banco, donde generalmente se pueden compensar por importe y número de cheque.
La pantalla de selección consta de cuatro partes:
· Selección de cuentas: el programa compensa no solo cuentas de mayor sino también cuentas de acreedores y deudores. En esta parte de la pantalla de selección se deberán ingresar las cuentas que se desean compensar, tildando primero el tipo de cuenta y luego la/s cuentas propiamente dichas.
· Log de Salida: nos permite seleccionar qué deseamos visualizar cuando se ejecute el programa. Podremos elegir entre solo ver los documentos que se compensarán, los que no se compensarán y el detalle de errores en caso de que existan.
Luego de ejecutar el programar podremos visualizar la siguiente información:
· Partidas compensadas: el sistema agrupa las partidas que se compensan entre sí. Si el programa se ejecutó en modo real entonces coloca el número de documento como código agrupador y muestra la fecha con la cual se contabilizó el documento de compensación.
Diferencia del tipo de cambio: cuando compensamos las partidas, puede haber diferencias en los tipos de cambio que se registraron entre el momento de origen y el momento de la compensación. La contabilización de las diferencias de tipo de cambio es automática. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignadas por.
Anulación de compensacionesComo hemos visto, las compensaciones generan documentos de compensación, y estos documentos están enlazados con las partidas que compensan. Es por ello, que si queremos realizar la anulación de una compensación debemos acceder por una transacción diferente de la que hemos aprendido en la lección anterior.
La pantalla de selección solicitará los datos claves del documento que se desea anular.
Previo a generar la anulación, tenemos disponibles dos botones que brindan información sobre el documento a anular.
· Partidas: Permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento.
Luego de verificar las cuentas y las partidas compensadas se graba la operación.
Haciendo un repaso hemos visto que hay dos formas de compensar, solo compensar y contabilizar y compensar. Cuando solo compensamos, y si el documento no genera posiciones, la anulación de la compensación no genera un nuevo documento por la anulación, sino que en la cabecera del documento de compensación se marca con un status de borrado.
La consecuencia de anular un documento de compensación implica que las partidas que habían sido compensadas vuelvan a su estado de partidas abiertas.
Si se trata de un documento que se generó con la opción de Contabilizar y Compensar, entonces el sistema nos solicitará que definamos bajo que modalidad queremos anular:
· Anulación de la compensación: Implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta opción genera un documento de anulación.
Si optamos por realizar la Anulación de la Compensación, el sistema nos solicitará que ingresemos el motivo de anulación. La operación se finalizará mostrando dos mensajes, el documento que se anuló y el número de documento de anulación
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Agostina Moreno, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Agostina Moreno
Profesión: Tester - Argentina - Legajo: KR41M
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Certificación Académica de Agostina Moreno