✒️SAP FI El cobro / pago automático

Cobro/Pago automático

El programa de pagos automáticos nos permite emitir pagos masivos lo cual hace la tarea de cuentas a pagar sea más eficiente. Para que el programa funcione correctamente necesita mantenimiento previo, es por eso que primero veremos cuáles son los requisitos y los datos relevantes necesarios.

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

/Pestaña Datos Generales/

Cliente/Acreedor

Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas medinte el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuenta asignada, también se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

Cuentas Bancarias

Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor. Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta pestaña al momento de generar el soporte mangético que será entregado al banco.

Pagador/Receptor Alternativo

Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad.

La entrada en el segmento de Sociedad tiene matyor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Existen diversas formas de utilizar esta función del dato maestro. Si se marca el tilde, Específicaciones Individuales, se podrán ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, con esta opción no es necesario que el receptor del pago este creado como dato maestro en SAP.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta de deudor/acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

Cuando se introduce una factura, se puede seleccionar uno de estos pagadores o receptores del pago mediante el matchcode.

Si se introduce un pagador alternativo, este pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.

Si se introduce un receptor del pago alternativo, este recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas que hayan vencido.

/Pestaña Datos Sociedad - Gestión de Cuenta/

En algunas industrias, los clientes realizan las órdenes de compra localmente (mediante subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe, así, una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Estos se puede reflejar en SAP mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiariasa (cada una es un dato maestro diferente).

Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria, se transfieren automáticamente a la cuenta central. En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos no saldos cuando la gestión es centralizada.

Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

/Pestaña Datos de Sociedad - Pagos/

Clave de bloqueo

Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. La clave de bloqueo se puede utilizaren los pagos automáticos. El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento

Tiempo previsto

Se refiere a la cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. La fecha se calcula de la siguiente forma:

Fecha Valor=Fecha de contabilización de pago tiempo hasta cobro del cheque

Nota: La fecha valor sirve como información para la información de tesorería sobre la salida de fondos que espera.

Vías de pago

Determina la lista de vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que se haya indicado vía de pago en la partida a pagar.

Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

Pagar todas las partidas individualmente

A través de este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor, Esto quiere decir, que las partidas abiertas no se agruparán para un pago.

Banco Propio

Con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales de pagará.

Partidas Abiertas

Ya conocemos la transacción para visualizar y modificar partidas, transacciones FB02 y modificaciones masivas desde la transacción FBL1N. Desde está transacción podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

Programa de apagos automáticos

El programa de pagos automáticos es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores.

El programa de pagos permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
• Contabilizar documentos de pago
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pago consiste en cuatro pasos:

1.-Fijar parámetros: En este paso se plantean y responden las siguientes preguntas

• ¿Que se tiene que pagar?
• ¿Qué vías de pago se utilizarán?
• ¿Cuando se llevará acabo el pago?
• ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?
• ¿Como se les va a pagar?

2.-Generar una propuesta: El sistema inicia la ejecución de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parámetros. Se generará una lista de los interlocutores comerciales (Deudores y Acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se pueden bloquear o desbloquear facturas para el pago.

3.-Planificar la ejecución de un pago: Una vez verificada la lista de pagos, es decir, la propuesta, se planifica la ejecución de pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro de mayor.

4.- Imprimir los medios de pago: Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

F110 - Transacción Automática de pagos

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos:

--Fecha de ejecución: lo ideal es que la fecha de ejecución sea la fecha real de ejecución del programa,

La fecha de ejecución sirve como identificación de la ejecución del programa.

--Identificación: El campo identificación se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución

Datos relevantes para crear una propuesta

--La fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el Libro Mayor. Está fecha aparece propuesta de la fecha de ejecución de la partida anterior.

--Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha de Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.

--Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Si se introducen varias sociedad deberán separarse con un coma. Si desea específicar un rango de sociedades, deberá introducir la primera y la última sociedad del rango entre paréntesis.

--Se deben seleccionar las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual. Pueden ser una o varias.

--El campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago. El sistema seleccionará en base a ésta fecha, las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago.

-Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos. Se podrán completar con rangos o seleccionar con la ayuda del ícono Operaciones de Selección Múltiple.

Propuesta

Una vez ingresados los parámetros en la pantalla principal del programa de pagos, se deberá planificar la propuesta de pago que se debe crear.

En la ejecución de propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Para ello, utiliza los criterios de búsqueda que se especificaron cuando introdujeron los parámetros. A continuación, el programa agrupa estás posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizarán. Si el sistema no puede encontrar una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición está bloqueada para el pago,

En la primera pantalla de la transacción de tratamiento de propuesto, visualizaremos un resumen de todos los pagospropuestos por el programa.

La lista de propuestas muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir. Esta función de Layout o disposición que utilicemos para la pantalla, se pueden visualizar los números de documento y los descuentos por pronto pago asociados.

Si hacemos doble clic en una pago, podremos visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse junto con el pago en cuestión. Podemos modificar el bloqueo de pago y el descuento por pronto pago de esas partidas abiertas.

Las facturas que coinciden con los parámetros de pago específicados pero que, por algún motivo, no se pueden pagar, aparecen en la lista de excepciones. Si seleccionamos el log adicional, la lista muestra por que no se puede pagar la factura. Podemos desglozarla varias veces para visualizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.

También podemos asignar la partida a un pago distinto (a otra vía de pago o cuenta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y el banco propio. Para ello debemos utilizar el icono Reasignar.

Ejecución

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

Hasta este punto no se ha realizado ninguna contabilización. Los documentos incluidos en esta ejecución de pago se ha bloqueado para cualquier otra contabilización; es decir, una factura pendiente contenida en la ejecución de pago actual de bloquea para evitar si pago manual o su pago o una ejecución de pago distinta.

En este paso se crean los documentos de pagom se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.