✒️SAP FI La anulación de documentos
SAP FI La anulación de documentos
Anulación de Documentos
1. ANULACION – REPASO
Los usuarios pueden cometer errores cuando contabilizan documentos. Por consiguiente, el documento creado incluirá información incorrecta. Para corregir los errores, primero se debe anular el documento y después se puede volver a registrar correctamente.
El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta de mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.
Al anular un documento, se debe introducir un motivo de anulación que explique la causa de la anulación. El motivo de anulación también controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original
Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe anularse la compensación
Un documento se puede anular mediante:
Contabilización de anulación normal
La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. La contabilización de anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de movimientos
Contabilización de anulación negativa
La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se incluyen en las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilización incorrecta.
Generalmente, se utiliza la contabilización de anulaciones estándar para anular documentos ya que para la contabilización negativa deben cumplirse los siguientes requisitos:
La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas (Se define en los Parámetros Globales)
El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
Sólo puede realizarse con una clase de documento que permita explícitamente las contabilizaciones negativas
Las contabilizaciones negativas también se pueden utilizar para realizar traslados de posiciones de documento incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta con una contabilización negativa (las cifras de movimientos se reinicializan) y se contabiliza en la cuenta pertinente por una contabilización normal.
2. Configuración
Si la sociedad desea tener la posibilidad de realizar anulaciones negativas debe definirlo. De esta manera se podrían utilizar los dos tipos de anulaciones, estandar y negativa.
SPRO-IMG-GF NUEVO - Contabilidad principal (nuevo)- Operaciones contables - Contabilización de corrección/Anulación - Permitir contabilización negativa
Luego se deben definir los motivos de anulación, en cada motivo se especifica si se trata de un motivo para anulación negativa o no y si se utilizará para anular en periodo actual o en fecha diferente
SPRO-IMG-GF NUEVO - Contabilidad principal (nuevo)- Operaciones contables - Contabilización de corrección/Anulación - Definir motivos de anulación
3. CONTABILIZACIONES
Para poder entender bien cual es la diferencia entre una anulación estándar y una anulación negativa ejemplificaremos con la anulación de documentos
Ejemplo de un documento contabilizado
Transacción FS10N Las cifras de movimiento se visualizan en el reporte de saldos. En la siguiente imagen tenemos una cuenta que tiene un movimiento registrado en el periodo 3 (Marzo) por USD 8.500.
Transacción FB08 Anulamos un documento con un motivo de anulación negativo
En la visualización de los saldos o reporte de cifras de movimientos no se visualiza el impacto de la anulación negativa. Es como sino se hubiesen contabilizado movimientos. Sin embargo, si hacemos doble clic sobre la linea del period 3 , accederemos a la visualización de los dos documentos, tanto el documento original como el documento de anulación
Ejemplo de una Anulación Normal
Transacción FB08. Anulamos un documento con un motivo de anulación estándar.
A diferencia del caso anterior, el reporte de saldos (FS10N) muestra un saldo de USD 8.500 en el debe y un saldo de USD 8.500 en el haber
El saldo en cualquiera de los dos casos es el mismo. Solo cambia la forma de visualizar los reportes. En la contabilización estándar vemos un importe en el debe y su anulación en el haber
En la anulación negativa, el importe de la anulación se resta de la misma columna en la que sumaba. Por ejemplo si tenemos un documento contabilizado con saldo en el debe, la anulación resta en la columna del debe.
Anulación Negativa Los asientos que se realizan con la anulación negativa son iguales a los asientos que se realizan con la anulación normal. Solo cambia la visualización de reportes
Tablas importantes
BKPF, que contiene los datos de cabecera de los documentos. En esta tabla existen varios campos que nos si un documento ha sido anulado
STBLG Anulado con: Indica con que número de documento se anuló
PSOSG Motivo de anulación
XREVERSAL ID de anulación: posee tres posibles valores
- Sin valor: documento normal (no anulado)
- Documento anulado
- Documento de anulación
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Marco Guerra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Marco Guerra
Profesión: Economista, Especialista en Gerencia Financiera - Colombia - Legajo: SR93Q
✒️Autor de: 130 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Economista especializado en gerencia financiera, con más de 10 años de experiencia laboral en empresas del sector real y privado en las áreas administrativas y financieras.
Certificación Académica de Marco Guerra