✒️SAP FI La anulación de documentos
SAP FI La anulación de documentos
LECCION ANULACION DE DOCUMENTOS
1-Anulación de Documentos
Los documentos que han sido contabilizados con errores pueden anularse. Es importante entender que en SAP NO se eliminan documentos contables, todas las anulaciones implican la reversión de la contabilización por medio de un contraasiento.
Al anular un documento se debe indicar un Motivo de Anulación que explica el motivo por el cual se anuló un documento. El motivo de anulación tambien controla la fecha de registración de la anulación.
El sistema trae parametrizado de manera estándar los siguientes motivos de anulación:
-01 Anulación en Periodo actual: registra la anulación deldocumento con la misma fecha del documento original que se esta anulando.
-02 Anulacion en periodo anterior: este motivo de anulación obliga a especificar una fecha de registración, la cual debe encontrarse dentro del periodo contable abierto. Esta modalidad de anulación se utiliza cuando el documento original se encuentra contabilizado en un periodo contable cerrado. De esta manera el documento original se encontrará en un periodo contable y el asiento de anualción en otro periodo.
2-Anulación Individual
Para anular un documento deberemos seguir los siguientes pasos:
Transacción FB08
Finanzas>Gestión Financiera>Libro Mayor>Documento>Anular
En esta transacción se deberán ingresar los datos claves que identifican al documento y el motivo de anulación. Si el motivo de anulación es 01 Anulación en periodo actual no sera neceseario completar la fecha de contabilizacion de la anulación (si la completamos el sistema tampoco la tendra en cuenta) debido a que el motivo 01 toma la fecha del documento que se esta anulando.
Con el ícono Visualizar antes de anular podremos ver el documento de manera de verificar que sea el que queremos anular. Luego con la flecha verde retornamos a la pantalla de anulación y continuamos con el proceso.
Para grabar esta operación solo se deberá presionar el boton Guardar y el sistema arrojara un mensaje con el número de documento generado.
Estas anulaciones corresponden al modulo FI, si el asiento se genero en otro módulo se debe anular desde el módulo creado.
Si accedemos a visualizar documentos con la transacción FB03 con la opción lista de documentos y la ayuda del layout, podremos visualizar que documentos han sido anulados o que doc son doc de anulación, con lo filtros tamb se podrian excluir todos los doc anulados o de anulacion , para obtener los docu normales o dependiendo del caso se podrian dejar los anulados para poder ser analizados.
3- Anulación Masiva
SAP también permite anular un lote de documentos, se puede anular masivamente siempre que todos los documentos puedan llevar el mismo motivo de anulación. Para realizar una anulación en masa, deberemos seguir los siguientes pasos:
Transacción F.80
Finanzas>Gestión Fnanciera>Libro Mayor>Documento>Anular>Anulación Masiva
Si observamos, en la trasacción de anulación individual FB08, tenemos disponible un ícono que nos lleva a la transacción de anulación masiva.
Luego de acceder a la transacción, veremos una pantalla de selección con campos que podremos utilizar para delimitar los documentos que deseamos anular.
Podemos utilizar el rango de números de documentos para filtrar en combinación con la clase de documento, no obstante, la utilización de estos datos dependerá de la información que posea el usuario sobre los documentos que debe anular.
El programa de anulación masiva se puede ejecutar primero en modo test a fin de verificar que ningún documento genera error. Los errores más comunes puede ser que el documento ya haya sido anulado, que esté compensado o que sea parte de un circuito posterior.
Luego de ejecutar el reporte en modo test el sistema nos mostrará los documentos que son anulables y los no anulables con detalle del error.
Si nos posicionamos en un documento y presionamos el icono de la lupa podremos acceder a la visualización del documenot.
Si presionamos el ícono Log podremos ver la lista de errores tal como lo vemos en la siguiente imagen.
Finalmente, si subsanamos los errores, o deseamos anular los documentos que se encuentran en la lista de anulables, debemos ejecutar el reporte en modo real (destildando la opción modo test). Si no deseamos hacer ninguna corrección a los datos de la pantalla de selección se podrá desde la misma pantalla que contiene la lista de documentos anulables presionar el botón anular documentos para llevar a cabo la anulación.
El resultado de este proceso nos mostrará la lista de los documentos anulados y sus correspondientes documentos de anulación.
ANULACIÓN: Las transacciones que hemos visto en esta lección son válidas para anular documentos que contengan posiciones no solo de cuentas de mayor, sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.
Sobre el autor
Publicación académica de Roberto Angel Carbajal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Expert
Roberto Angel Carbajal
Profesión: Licenciado en Administración de Empresas - Argentina - Legajo: ZK60X
✒️Autor de: 171 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
