✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
LECCIÓN 3: FACTORES DE ÉXITO Y FRACASO EN UNA IMPLEMENTACIÓN SAP
1) FACTORES DE ÉXITO DE UNA IMPLEMENTACIÓN SAP
Muchos se preguntan que constituye una implementación exitosa de SAP, ya que como todos sabemos, el éxito es algo relativo.
Es por ello que ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:
· ¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
· ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo? ¿Está funcionando bien el sistema? ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados? ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?
NOTA: Solo una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva, podremos realmente definir que la implementación de SAP ha sido exitosa.
A continuación detallamos una lista de factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:
· Política.
· Encontrar a los mejores recursos.
· Manejar el cambio.
· Motivar, apreciar y premiar a las personas.
· Alcance apropiado.
· Apoyo total de la dirección.
· Comunicación.
COMUNICACIÓN:
Para una implementación exitosa de un proyecto SAP, el factor número uno es tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto.
La clave es que la comunicación sea buena, especifica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos.
NOTA: En muchos casos las empresas consultoras, para disminuir los costos del cliente, tercerizan muchos de los desarrollos ABAP fuera de la ciudad, fuera del país y en la mayoría de los casos a otros continentes.
Algunas empresas consultoras que realizan estas prácticas defenderán que es posible y que ellos tienen historias de éxito utilizando esta metodología. Se tiene testimonio de este éxito cuando vemos las horas de consultoría sin fin que el cliente tiene que pagar debido a este método.
APOYO TOTAL DE LA DIRECCION:
Es importante comprender que nada pasará si la Dirección de la empresa no lo apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la Dirección no muestra, tanto en palabras como en hechos que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales, y así sucesivamente, entonces el proyecto fracasará.
Las maneras en que la Dirección proporciona apoyo al proyecto, es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.
ALCANCE APROPIADO:
¿Qué módulos de SAP se implementarán en su empresa?. A menudo los miembros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el 100% de los procesos que SAP ofrece, y esto no es posible ya que SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio.
NOTA: Es importante ser realista en el momento de definir el alcance del proyecto, ya que si bien SAP puede hacer casi todo, esto no significa que se debe implementar casi todo.
MOTIVAR, APRECIAR Y PREMIAR A LAS PERSONAS
Este punto es fundamental ya que las personas trabajarán el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esta sensación, también es importante que aquel que lidere el proyecto, esté involucrado en el día a día del proyecto.
MANEJAR EL CAMBIO:
Uno de los factores más importantes es como la empresa maneja los cambios. Esta es una de las partes más riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo.
NOTA: Las personas normalmente tienen miedo del cambio en los negocios ya que ellos tienen miedo por su seguridad en el trabajo y desgraciadamente así es.
ENCONTRAR A LOS MEJORES RECURSOS:
Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software tan integrado y el gerenciamiento de cambios en los negocios también requieren aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa.
NOTA: El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.
NOTA: Uno de los problemas más serios que afronta los proyectos de desarrollo de software y en especial los proyectos de implementación de SAP es la alta rotación de los recursos humanos, la razón de esta alta rotación se debe particularmente a la alta demanda de profesionales calificados con conocimientos y experiencia en SAP que buscan un cambio laboral en búsqueda de mejores condiciones laborales y principalmente mejores sueldos, esta rotación tiene un alto impacto en proyecto debido a que formar a un nuevo recurso SAP dándole el tiempo suficiente para que adquiera los conocimientos propios del negocio atrasa al proyecto y si pensamos en un equipo donde rotan varios recursos en el mes podemos imaginarnos las terribles consecuencuencias que esto trae aparejado en cuanto a retrasos a tiempo de entrega fundamentalmente.
POLITICA:
Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrilen el proceso de implementación.
2) ERRORES MÁS COMUNES EN IMPLEMENTACIONES DE SAP
Los errores más comunes que se cometen en una implementación SAP son:
· No dedicar suficiente tiempo a:
o El entendimiento claro de los actuales procesos de negocio.
o Diseño de los nuevos procesos
o Validación de Datos
· Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el sistema.
· Mala administración del cambio organizacional
· Falta de compromiso por parte de los usuarios:
o Ejecutivos, procesos de negocio, sistemas
· Mala administración del alcance del proyecto
· Mala estimación de los requerimientos de hardware
3) BUENAS PRÁCTICAS PARA MINIMIZAR RIESGOS
A continuación vamos a enumerar algunas buenas prácticas que ayudan a minimizar los riesgos en proyectos de implementación de SAP:
· Usar Metodologías de Administración de Proyectos
· Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos.
· Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos
· Crear y usar métricas para evaluación del desempeño
· Usar metodologías para establecimiento de prioridades
· Realizar auditorías financieras
· Usar programas de desarrollo de liderazgo
· Incluir al Ejecutivo de Sistemas como parte del Comité Ejecutivo
· Conducir auditorias post-implementación
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Jesus Robinson Cruz Monroy, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Jesus Robinson Cruz Monroy
Profesión: Ingeniero de Sistemas - Peru - Legajo: RP21W
✒️Autor de: 74 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor ABAP Nivel Inicial
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Jesus Cruz