1.- Las Tareas Cross Proyecto
- Capacitación
- Control de proyecto
- Gestión del riesgo
- Gestión del cambio
2.- Capacitación
Constituye una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.
Existen tres momentos claves para la formación:
Antes del Diseño Conceptual: Los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar, y las potencialidades del sistema.
Antes de la parametrización: Los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
Antes de la Entrada en productivo: Debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. Este curso está dirigido a los usuarios finales, y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es importante además que la formación sea entregada poco antes de la puesta en marcha, para evitar que se olviden de los conocimientos aprendidos, por falta de práctica.
3.- Control del Proyecto
Es un aspecto clave de la implementación del sistema. Las desviaciones del cronograma del proyecto o de sus actividades, deben ser rápidamente identificadas y evaluadas, para determinar las medidas correctivas necesarias.
El ciclo de control de proyecto consta de cuatro fases, ellas son:
...Definir-->Medir-->Corregir--->Dirigir...
4.- Gestión del riesgo
Al comienzo del proyecto debe realizarse un análisis de riesgo, para identificar, analizar y reponder a los riesgos posibles del proyecto, en cualquiera de sus etapas.
La identificación de riesgos o puntos críticos, es una tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del proyecto, en cada reporte. El propósito de esto es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y advierta al lider del proyecto en cualquier momento.
Una forma común de gestionar el riesgo es mantener un reporte periódico de riesgos potenciales, por módulo, para cada etapa del proyecto.
El Reporte de Análisis de Rieesgos debe contener los siguientes datos:
- Factor de Riesgo
- Cambio de probabilidad
- Probabilidad de ocurrencia
- Mediciones
- Impacto en el proyecto
* Objetivo: Análizar Riesgos, Desarrollar Respuestas y Monitorizar el Proyecto
5.- Gestión del cambio
La implementación de un sistema de gestión integrado como SAP, tiene una gran impacto en una empresa y especialmente en sus empleados. La reacción usual es la resistencia al cambio, ya que este se percibe como negativo.
Normalmente, quienes perciben el cambio como negativo, siguen un ciclo como el siguiente:
- Miedo a perder la propiedad de los datos
- Miedo de cometer errores
- Perdida de contacto social
- Muy flojos para responder al cambio
- Temor a cambios estructurales
- Otras dificultades personales
En caso de que el cambio se perciba como positivo, se tendrán las siguientes reacciones:
- Mayor acceso a los datos de toda la empresa
- Facilita el contacto con otros empleados
- Posibilita el crecimiento en sus trabajos
- Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido