✒️SAP FI - Gestión Financiera

Lección Nro. 4 – Gestión Financiera

1. Introducción al modulo SAP FI

El módulo SAP FI proporciona un conjunto de transacciones que ayudan a realizar las tareas de finanzas del día a día en la empresa.

Este módulo proporciona los datos contables para todas las partes externas e incluye los informes que facilitan la toma de decisiones relacionadas con las finanzas.

2. Transacciones en SAP FI

El módulo FI ofrece una amplia lista de transacciones para realizar las tareas de finanzas de la empresa. Existen cuatro que son las más utilizadas. Ellas son:

Contabilidad de activos (Asset Accounting) ( transacciones AS01 (Alta), AS02 (Modificación) y AS03 (Visualización) ): la contabilidad de activos permite registrar y administrar las propiedades tangibles e intangibles de los activos que son propiedad de la empresa (terrenos, edificios, mobiliario, etc.).

Estas propiedades se conocen como activos fijos en SAP. La utilización de Activos de contabilidad permite:

ü Publicar entradas relacionadas con la adquisición de activos.

ü Valores de depreciación establecidas para reflejar el valor correcto de los activos.

ü Métodos de depreciación de uso apropiados - línea recta o disminución de saldo.

ü Transferencia de activos de una ubicación a otra.

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Para realizar la operación contable de los activos se deben seleccionar los activos fijos de la ventana del SAP Easy Access.

Cuentas por pagar (Accounts Payable) ( transacciones FK01 (Alta), FK02 (Modificación) y FK03 (Visualización) ): permite registrar y gestionar los datos de contabilidad de todos los proveedores basándose en las compras que la empresa ha hecho a ellos.

El uso de la cuenta por pagar permitirá:

ü Hacer el pago de las facturas presentadas por los proveedores mediante el programa de pago.

ü Establecer alertas para recordar las fechas de vencimiento de las facturas.

ü Crear estados de cuenta y otros informes relacionados con los vendedores.

Cuentas por cobrar (Accounts Receivable) (transacciones FD01 (Alta), FD02 (Modificación) y FD03 (Visualización)): permite registrar y gestionar los datos contables sobre los clientes que han comprado los productos a la empresa.

El uso de las cuentas por cobrar permitirá:

ü Recibir pagos en forma de cheques y transferencias.

ü Enviar recordatorios a los clientes para que realicen sus pagos antes de la fecha de vencimiento.

ü Crear los reportes de estado de cuenta y otros reportes relacionados a los clientes.

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Libro Mayor general (General Ledger) ( transacciones FS00 (Crear cuenta contable), FB01 (Crear doc. contable), FB02 (Modificar doc. contable) y FB03 (Visualizar doc. contable) ): proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Al utilizar la transacción de libro mayor general, se podrá ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.

3. Accediendo a SAP FI

Se puede acceder al módulo SAP FI utilizando la pantalla del SAP Easy Access que vemos a continuación.

Lego abrimos la Carpeta Gestión Financiera

Dentro de la carpeta de gestión Financiera vemos las funciones del modulo FI

4. Estructura organizativa de SAP FI

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo FI lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona a SAP R/3 de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

La estructura organizativa de SAP FI es la siguiente:

Ø Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Un grupo empresarial se puede definir como un cliente en SAP R/3.

Por ejemplo, Sonical Electronics es un grupo empresarial que fabrica productos tales como heladeras y lavarropas. Las actividades administrativas y legales por cada uno de esos productos son gestionadas y controladas por Sonical. En consecuencia, Sonical es un cliente que actúa como representante.

Ø Sociedad: Es una entidad jurídica independiente dentro de un cliente y está en el segundo nivel en la estructura organizativa. Cada sociedad tiene su propia cuenta de resultados y su propio balance.

Por ejemplo, Sonical fabrica dos productos diferentes para los cuales la empresa creo dos sociedades separadas: Sonical A (C001) y Sonical B (C002). Dependiendo del producto, Sonical utiliza la correspondiente sociedad mientras ejecuta las transacciones de FI.

Ø Área de Negocios: utilizaremos un área de negocios para crear estados financieros basados en la ubicación. El estado financiero es utilizado para realizar reportes.

Por ejemplo, Sonical A vende heladeras en diferentes estados. Sonical A creará un área de negocios para cada estado. Basándose en el código del área de negocios, Sonical A puede crear el balance y la cuenta de resultados de cada estado para fines de información interna.

Además de definir los componentes de la estructura organizativa, deberemos definir algunas configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas. Ellas son:

Ø Plan de cuentas (Chart of accounts): resume todos los libros de contabilidad general basándose en los tipos de cuentas de balance o cuenta de ganancias y pérdidas. Se puede definir la contabilidad general (los sueldos y cuentas por cobrar) de una empresa en el plan de cuentas y el diseño a la sociedad.

Se puede asignar un plan de cuentas a una o varias sociedades.

Ø Tabla de amortización (Chart of depreciation): lista el valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo.

Por ejemplo, una empresa compra dos maquinas para fabricar partes que se necesitan para mejorar la calidad de las heladeras. Cada máquina es ubicada en diferentes estados. El valor de depreciación para ambas maquinas será aplicado basándose en la ubicación de cada una de las maquinas.

Ø Año fiscal (Fiscal year): define el período de presentación de informes de la empresa. El período de presentación de informes puede ser un año calendario. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes.

Ø Monedas (Currencies): se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas. Por ejemplo si una empresa está en Estados Unidos podrá definir como tipo de moneda de la empresa el USD dólar. El tipo definido de moneda será utilizado para realizar pagos.

5. Datos Maestros de SAP FI

Para utilizar las transacciones de FI, también será necesario definir los datos maestros de FI. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de FI.

Ø Maestro de Clientes (Customer Master): es una base de datos que contiene información relacionada a los clientes, tal como:

ü Detalles de contacto del cliente tal como nombre, dirección, teléfono, fax, etc.

ü Detalles del impuesto sobre la renta del cliente.

ü Detalles de pagos del cliente, tal como: nombre del banco, número de cuenta bancaria y términos y condiciones.

Ø Maestro de Libro mayor general (General Ledger Master): es una base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general. Los detalles son:

ü Nombre y número de la cuenta.

ü Grupo de cuentas.

ü Tipo de cuenta (balance o cuenta de pérdidas y ganancias).

ü Moneda de la cuenta.

ü Idioma.

Ø Maestro de proveedores (Vendor Master): es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores, tal como:

ü Detalles de contacto del vendedor.

ü Detalles del impuesto sobre la renta del vendedor.

ü Detalles de pagos del vendedor, tal como: nombre del banco, número de cuenta bancaria y términos y condiciones.