✒️SAP Factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

Publicación Académica por Diego Fernando Lucuara Lasso

Publicación Académica creada y compartida por Diego Lucuara Lasso para el tema Factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP.

Dentro del ámbito de estudios: Curso Introducción SAP / Unidad 4: El Proyecto de implementación de SAP.

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SAP Factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP por Diego Lucuara Lasso

FACTORES DE ÉXITO Y FRACASO EN UNA IMPLEMENTACION SAP

Ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:

-El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo

-Como son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?Esta funcionando bien el sistema?Estan los usuarios finales totalmente entrenados?Se necesita el apoyo de la consultoria para mantener el dia a dia de la empresa?

NOTA:solo una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva, podremos realmente definir que la implementación de SAP ha sido exitosa

LISTA DE FACTORES QUE DETERMINAN EL ÉXITO RELATIVO DE UN PROYECTO: comunicación, apoyo total de la direccion, alcance apropiado, motivar, apreciar y premiar a las personas, manejar el cambio, encontarar a los mejores recursos, política

-comunicación: Para una implementación exitosa de un proyecto SAP, el factor numero uno es tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto

La clave es que la comunicación sea buena, especifica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos

-APOYO TOTAL DE LA DIRECCION: Es importante comprender que nada pasara si la dirección de la empresa no la apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el producto. Si la dirección no muestra, tanto en palabras como en hechos que la implementación SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales y asi sucesivamente, entonces el proyecto fracasara. Las maneras en que la dirección proporciona apoyo al proyecto, es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto.

-ALCANCE APROPIADO: Que modulos de SAP se implementaran en su empresa? A menudo los miembros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el cien por cien de los procesos que SAP ofrece, y esto no es disponible ya que SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio

NOTA: Es importante ser realista en el momento de definir el alcance del proyecto ya que si bien SAP puede hacer casi todo, esto no significa que se debe implementar casi todo

-MOTIVAR, APRECIAR Y PREMIAR A LAS PERSONAS: Este punto es fundamental ya que las personas trabajaran el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esta sensación, también es importante que aquel que lidere el proyecto, este involucrado en el dia a dia del proyecto

-MANEJAR EL CAMBIO: Uno de los factores mas importantes es como la empresa maneja los cambios. Esta es una de las partes mas riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo

-ENCONTRAR LOS MEJORES RECURSOS: Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software tan integrado y el gerenciamiento de cambios en los negocios también requieren aptitudes que hoy en dia escasean. La perdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa.

NOTA: El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevara adelante el proyecto

-POLITICA: Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnis que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrillen el proceso de implementación

2.ERRORES MAS COMUNES EN IMPLEMENTACION SAP: Los errores mas comunes son:

-No dedicar suficiente tiempo a:

El entendimiento claro de los actuales procesos de negocio

Diseño de los nuevos procesos

Validacion de datos

-Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el sistema

-Mala administración del cambio organizacional

-Falta de compromiso por parte de los usuarios:

Ejecutivos, procesos de negocio, sistemas

-Mala administración del alcance del proyecto

-Mala estimación de los requerimientos de hardware

3.BUENAS PRACTICAS PARA MINIMIZAR RIESGOS

-Usar metodologías de administración de proyectos

-Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asgurar alineación de objetivos

-Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos

-Crear y usar métricas para evaluación del desempeño

-Usar metodologías para establecimiento de prioridades

-Realizar auditorias financieras

-Usar programas de desarrollo de liderazgo

-Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo

-Conducir auditorias post-implementacion

 

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