✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow

INTRODUCCIÒN A LOS SISTEMAS DE WORKFLOW.

1.- Què es un workflow: Es una herramienta que permite la implementaciòn tècnica de procesos de negocios.

Los sistemas de Workflow permite dar soporte y agilizar el proceso de negocios ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y lugar

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por sistemas de workflow. El control incluye la monitorizaciòn de pasos de trabajos individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio a travès de sus Business Objects(BOR: Business Object Repository - Transacciòn SWO1).

Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integraciòn con la gestiòn organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas de workflow. El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso.

Las siguientes caracterìsticas son comunes a todos los workflows:

- Incluyen un nùmero finito de actividades.

- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.

- Involucran a diferentes personas y departamentos.

- Requieren un alto grado de coordinaciòn,

Los sistemas de workflow controlan los procesos basàndose en un modelo que son particularmente ùtilies en organizaciones bien estructuradas.

2.- Què no es un workflow?:

- Un sistema de gestiòn de documentos.

- Un sistema de e-mail

- Un sistema de distribuciòn de datos entre sistemas (Para ello workflow utiliza ALE, EDI Webforms-XMLS, etc.)

- Una transacciòn para secuenciar pantalla.

- Administraciòn de datos temporales.

- Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la funciòn manualmente en el sistema, entonces el sistema de Workflow tampoco lo harà).

3.- Ventajas de utilizar un sistema de workflow:

Para los usuarios:

- Tan pronto como una tarea aparezca se le enviarà electrònicamente a su bandeja de entrada o inbox.

- La informaciòn, explicaciones e instrucciones se envìan todas juntas en un mismo documento.

- El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacciòn.

- Permite escalar trabajos automàticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizàndo la estructura organizativa.

Para la empresa.

- Aumenta la productividad.

- Agiliza los procesos.

- Aumenta la satisfacciòn de los clientes (mejores flujos de informaciòn, mayor raìdez en responder).

Otras ventajas:

- Aseguran el cumplimiento de los estàndares de calidad y los procedimientos

- Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento.

- mejoran la productividad de cada empleado

- Detectan cuellos de botella con antelaciòn

- Reducen significativamente el uso del papel.

4.- Terminologìa WorkFlow.

Existen 5 preguntas clave, que han de estar respondidas, para cada parte de un proceso:

- En què orden

- Què

- Con què objeto.

- Quièn.

- Cuando.

En què orden? (Workflow)

- El workflow controla el flujo del proceso.

- Consiste en un conjunto de pasos.

- Puede se lanzado mediante eventos.

La definicòn de workflow describe el proceso de negocios a implementar.

Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un sìmbolo propio para que sea màs fàcil de leer. Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de step a step a travès de contenedores (bindings entre container).

Un workflow se activa mediante uno o màs eventos. El evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a èl.

La transacciòn SWDD crea y modela mediante el workflow Builder.

Que?. (Actividad/Tarea).

- Una actividad puede ser: Ejecutar una transacciòn, ejecutar un reporte, ejecutar un mòdulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.

- Generaciòn y envìo de documentos.

- Toma de decisiones

. Control de flujo.

Las actividades siempre utilizan la tecnologìa orientada a Objetos.

Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (Esto ùltimo requerirà de la tècnica de determinaciòn de agentes).

"En el tiempo de ejecuciòn de la actividad o tarea se denomina WORKITEM y le indica al respònsable lo que debe hacer, asì como tabmbièn la informaciòn necesaria para ejecutar la actividad".

Con què Objeto?. (Business Object).

Los objetos consisten en un conjunto de informaciòn relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.

Los objetos se crean en tiempo de ejecuciòn y son instancias especìficas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.

Los componentes de un objeto son:

Atributos.- Los campos que identifican el objeto

mètodos.- Indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto

eventos..- Indican los cambios de estad en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.

En el Workflow se utilizan los mètodos de los tipos de objetos para modelar las actividades- A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos àra iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow.

Los tipos de objetos se crean y definen mediante el Business Object Builder SWO1.

Quien ? (Deteminaciòn agentes).

Todas las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En el tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirà.

Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirà la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.

"Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles a travès de la transacciòn `FAC."

En un rol se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinarà en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de roles: por competencias, por funciòn, por estructura organizacional o por atributos organizativos.

Cuando ? (evento).

Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relaciòn entre ambos està activada

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o màs eventos (por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.

Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

- Por programa (mediante funciones especìficas de la API de workflow).

- Mediante documentos de cambio (Change Documents).

- Mediante el sistema de mensajes (utilizando SD y MM).

- Mediante la gestiòn de status de documentos (utilizando PP, PM, QM, etc).

- Mediante el sistema de informaciòn de logìstica (alertas).

- Mediante documentos de cambio del mòdulo HR,