✒️ABAP Los Agentes y la Estructura Organizativa
ABAP Los Agentes y la Estructura Organizativa
Agentes y estructura Organizativa. Qué son los agentes, como se realiza su asignación, los receptores, la estructura organizativa en la asignación de agentes, el plan organizacional básico y su mantenimiento.
1.-Que es un agente?
Es la persona que ejecuta el trabajo a realizar el en WOrkFLow.
Cada WorkItem (entendiendo por WorkItem a la instancia en tiempo de ejecución de un paso del WowkFLow) puede ser procesado por:
- El sistema de WF, utilizando el usuario WF-BATCH.
- Un agente.
Los agentes son los encargados de ejecutar tareas que no pueden ejecutarse automáticamente.
Una de las tareas más interesantes y normalmente, una de las que más tiempo consumen el momento de definir un WF es cómo el sistema ha de seleccionar a los agentes correctos para la ejecución de cada WorkItem.
2.-Asignación de agentes.
El sistema de WF deberá trabajar con grupos de agentes para determinar los responsables finales en la ejecución de un WorkItem.
Los grupos de agentes son:
- Agentes posibles. Son los que están permitidos para ejecutar el trabajo. Siempre se asignan en la tarea según la cual se basarán muchos WorkItems pero no un WorkItem especifico en sí mismo. Si una persona no está en el grupo de agentes posibles, entonces nunca podrá ejecutar la tarea.
- Agentes Responsables. Son los que queremos que ejecuten un WorkItem “en particular”. Son comúnmente asignados al crear un paso en el WorkFlow Builder. También pueden ser asignados a través de “roles o papeles” a nivel de la tarea. Con los roles, los agentes responsables se asignan dinámicamente en tiempo de ejecución. Siempre son agentes posibles.
- Agentes excluidos. Son los que NO queremos que ejecuten un WorkItem “en particular”. Siempre se definen en el WorkFlow buidler al crear un paso para una tarea.
Estos tres grupos pueden solaparse e interseccionarse para determinar el agente responsable final.
3.-Receptores.
Son aquellos que automáticamente reciben un WorkItem en su Inbox cuando el WorkFlow crea el WorkItem. También son conocidos como agentes “seleccionados”.
Los receptores son:
- Los posibles agentes para una tarea.
- Restringidos a la lista de agentes responsables para un WorkItem.
- No son miembros de la lista de agentes excluidos.
Debemos tener en cuenta:
- Si no hay agentes posibles, NADIE recibirá el WorkItem.
- Si no se define un agente responsable en el paso, el sistema buscará la regla por defecto de la tarea, si no hay regla todos los posibles agentes recibirán el WorkItem (excluyendo los agentes excluidos).
Un receptor podrá hacer un reenvío de un WorlItem a otro usuario. En este caso existen varias posibilidades:
- Tarea general (general Task): los WorkItems podrán ser reenviados a cualquier usuario.
- Transmisión general permitida (general Forwarding): los WorkItems podrán ser reenviados a cualquier usuario (pero existe una lista de agentes posibles).
- Transmisión general no permitida (No general Forwarding): Los WorkItems sólo podrán ser reenviados a los agentes posibles.
- Prohibido transmitir: No está permitido reenviar WorkItems.
Las posibilidades de reenvío las definimos dentro de la tarea cuando determinamos los agentes posibles.
4.-Otros agentes
- Agente Actual: Mientras que un WorkItem se esté procesando, el agente actual es aquel que lo está procesando. Una vez completado el WorkItem, el agente actual será el que haya procesado el WorkItem en último lugar.
- Asignación múltiple: Puede darse el caso (muy común) que se envíe un mismo WorkItem a varios receptores. Cuando uno de los agentes tome un WorkItem este desaparecerá del Inbox del resto y en caso de que lo vuelva a dejar sin tomar, volverá a aparecer a todos los usuario de nuevo.
- Agentes para Plazos: Son aquellos que recibirán un WorkItem que haya vencido, es decir, que se le fijó un plazo y el plazo se alcanzó.
- Agentes de Notificación. Son aquellos que recibirán un correo electrónico informándoles que determinado WorkItem ha sido ejecutado satisfactoriamente.
5.-Estructura Organizativa en la asignación de agentes.
Cada agente en el sistema de WF debe tener un ID de SAP.
Cada vez que se asigne un agente posible, responsable o excluido, estaremos asignando de manera implícita un usuario SAP.
Siempre que sea posible, debemos mantener la asignación de usuarios a WF a través de un plan organizacional o estructura organizativa.
6.-El plan organizacional básico.
El plan organizacional básico consiste en una serie de relaciones, representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizacionales tales como:
- Unidades Organizativas: Cada unidad representa un grupo de personas como un equipo, un departamento, una sección, un área de trabajo, un laboratorio, etc.
- Trabajos: Un trabajo describe una rol funcional dentro de la organización.
- Posiciones: Cada posición representa un lugar a ocupar por una persona, es un escritorio físico o una vacante.
- Usuarios: Es el usuario SAP que se asigna a la posición.
NOTA: Transacciones de Gestión Organizativa.
Los objetos organizativos y sus relaciones se mantienen a través de las TX PPOM, PPOMW y PPOCW.
7.-Mantenimiento del plan Organizacional Básico.
Para crear un Plan Organizacional o Estructura organizativa ingresamos a la TX PPOCW e indicamos una fecha de validez.
Después seguimos los pasos:
- Creación de la unidad organizativa: para ello presionamos el botón Crear, seleccionamos la unidad organizativa e indicamos un código, una descripción y un período de validez.
- Creación de la función: Desde Menú / Tratar Funciones, ingresamos un código y una descripción.
- Creación de una posición: colocamos el código, la descripción, una función, y si la posición es o no el máximo responsable de la unidad organizativa. También podemos colocar validez.
- Asignar un usuario: nos ubicamos y opción Asignar, seleccionamos titular y elegimos usuario y cambiamos la descripción de la posición.
NOTA: Al crear por primera vez la estructura organizativa, el sistema nos solicitará una orden de transporte. Cuando se modifique la estructura, cambiando objetos existentes o creando nuevos, se va a solicitar una orden de transporte. No obstante para transportar a otros ambientes toda la estructura o parte de ella con la herramienta en la TX RE_RHMOVE30.
Sobre el autor
Publicación académica de Juan Hernández, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP.
SAP Master
Juan Hernández
Profesión: Programador Informático - España - Legajo: XQ15K
✒️Autor de: 125 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: PartTime
