✒️Funcional ABAP Etapas y documentos de Procesos de Compras y Ventas

ETAPAS Y DOCUMENTOS DE PROCESOS DE COMPRAS Y VENTAS

PROCESO DE COMPRAS – DEFINICION Y ETAPAS

Es un componente de la gestión de materiales MM encargado de:

· Adquisición de bienes y servicios externos mediante requerimientos de cada sector de la empresa

· La planificación de necesidades

· Elección de la mejor fuente de aprovisionamiento

· Seguimiento de la entrega y factura al proveedor.

Nota: cuando se habla de MM (GESTION DE MATERIALES) o SD (Ventas y Distribución) se habla de procesos, esto es una secuencia de etapas con sus documentos asociados.

Se encuentra relacionado con ventas SD para abastecer pedidos de ventas, con contabilidad FI a través de los registro contables, con producción PP y Mantenimiento PM proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

ESQUEMA DE PROCESO DE COMPRA

Analizamos los pasos:

Determinación de necesidades: se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades, o el control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del “PUNTO DE PEDIDO” y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducir una solicitud de Pedido o el sistema puede generarlas automáticamente.

Creación de la Solicitud de Pedido:

Documento generar a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que inicia el proceso de compra. LA creación puede ser manual o automática; creada por el área de compras u otro ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc)

Liberación de la Solicitud de Pedido:

Puede que tenga una “estrategia de liberación” asociada, esto es el proceso de aprobación de la compra y sea por parte de un responsable. Esta estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (Centro, Centro de Costo, Tipo de Material, entre otros) y por supuesto, del importe total.

Determinación de la fuente de adquisición – Cotización:

El componente de Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existente a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI. Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

Selección de Proveedor – Comparación de Ofertas

El sistema permite el ingreso de las ofertas de los proveedores o puede simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc).

Gestion del Pedido (orden de compra)

El sistema de compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del pedido. El usuario puede generar pedidos o el sistema los puede crear automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por e el sistema como planes de entregas y contratos.

Liberación del Pedido

El pedido puede tener una “estrategia de liberación asociadas” Esto es opcional y depende de uno o más parámetros del sistema (centro, grupo de compras, centro de costo, tipo de material, entre otros) y por supuesto del importe.

Recepción o Entrada de Mercancía.

El registro en el sistema de la recepción o Entrada de Mercancía, confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias cantidades mínimas, máximas, entro otras, permite validar la aceptación del envío del proveedor.

Recepción y Control de factura:

El sistema permite verificar las facturas enviadas por los proveedores. Se validan desviaciones de cantidad, precio ya que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y entrada de mercancía, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

PROCESO DE COMPRAS – CICLO DE APROVISIONAMIENTO

El esquema siguiente representa el flujo de documentos de compras asociados a un proceso manual:

Todo se inicia con una solicitud de pedido, se genera el pedido, luego entra la mercancía o servicio y se recepción, se comprueba la facturas.

Esto también puede ser automático.

Comentarios:

· La herramienta de planificación de necesidades se llama MRP, permite la creación automática de solicitudes de pedido basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.

· Un pedido puede ser creado automáticamente basado en una solicitud de pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor

· Asociada a la entrega de mercancías puede indicare un aviso de entrea para ser enviado automáticamente al proveedor.

· SAP dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

PROCESO DE COMPRAS – RECPECION DE MERCANCIA Y FACTURACION

Una vez definido proveedor y enviado el pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en cuentas a pagar (Modulo FI)

Cuando se registra la entrada de mercancía basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecido por parametrización

El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, aperturas de periodo, división, tasa de cambio de monera, retenciones, condiciones de pago, indicado de iva, entre otros).

PROCESO DE VENTAS- DEFINCION Y ETAPAS

El proceso de ventas es el encargado de todas las actividades asociadas con la venta, esto es indicado con actividades de pre-venta para la captación de clientes, pasando luego por las etapas de Pedidos de estos y la posterior Entrega de la Mercadería y Facturación.

Nota: Se encuentra íntimamente relacionado con Gestion de materiales MM (solicita adquisición de bienes si no hay stock suficiente o servicios requeridos) con FI (a través de los registro contables y con “PP” (cuando vende productos fabricados por la empresa).

Este sería el esquema que representa todas las etapas que constituyen el proceso

Análisis de los componentes

Consulta de precios:

Es un documento que se registra en el sistema para documentas un pedido de cotización que hace un cliente acerca de una necesidad de provisión. Se especificara quien lo solicita y que lo recibirá, materiales o servicios, cantidades, condiciones de entrega, entre otros.

Creación y Envío de la cotización:

Es un documento legal donde el vendedor se compromete a entregar un producto o servicio baja ciertas condiciones establecidas. Se crea en respuesta a una Consulta de precios del cliente y puede ser confeccionada en referencia a la misma. Comprende uno o más times donde se especifican las cantidades, condiciones de entrega, periodo de validez.

Gestión del pedido:

El pedido de Venta es un contrato entre una Organización de venta y un cliente para la provisión de materiales o servicios a un precio, cantidad, condiciones y plazo determinado. Puede ser creado a partir de una cotización. Durante el creación se comprueba:

· La disponibilidad del stock o se transfiere el requerimiento a la área de compras.

· El sistema propone datos de preparación (Picking)

· Embalaje (packing)

· Transporte

· Facturación

· Tomando datos de los maestros de Clientes y materiales y según parametrización

Aprobación:

En caso de que exista un responsable a cargo de las ventas a determinados clientes o que el volumen de la operación así lo sugiera.

Aprovisionamiento

Una vez realizada la venta, al momento de confeccionar el pedido, el sistema comprueba la disponibilidad de la mercancía. Si está en stock, es reservada y definida una fecha de entrega. En caso contrario, se inicia de forma manual o automática el proceso de compra mediante la creación de solicitud de Pedido y la fecha de entrega queda en suspenso.

Preparación de la Entrega

Se efectúa el proceso de preparación de los materiales incluidos en los mismos. Esto es un proceso opcional y se definirá en el momento de confeccionar el pedido

Planificación del transporte

El proceso de traslado de la mercancía vendida. Puede ser o no registrad en su totalidad. Su planificación admite la consolidación de entregas a clientes.

Entrega de Mercancía

Origina la creación de un documento que inicia el proceso de salida de la mercancía del almacén para ser entregado al cliente. Reúne toda la información requerida del proceso posterior de salida de mercancía, transporte y entrega. Hasta este momento no se registra movimiento alguno de stock de los productos vendidos. Como proceso posterior, aunque pueden ser creados simultáneamente ambos documentos, es registrada la salida de la mercancía del stock e imputado en el módulo FI el correspondiente documento contable.

Creación de la Factura

Es el proceso de confección de la factura al cliente como obligación de pago que será remitido automáticamente a cuentas a cobrar (FI). Estará basado en la documentación de venta anterior y los maestros de datos (clientes, materiales, etc).